2019年接待实施细则.docVIP

接待实施细则 第一条 为使公司的接待工作流程化、标准化，提高公司接待工作的水平，特制定本细则。 公司的合作伙伴、重大客户、政府领导和其他重要客 人适用本细则。 第三条 实施细则责任部门为总部总裁办。 第四条 接待准备 （一）总部领导邀请的重要客人需接待的，可书面或口头提前通知总部总裁办。 （二）各公司、总部各部门邀请的重要客人需接待的，须填写《接待审批表》（见附件）并提前一天通知总部总裁办。 （三）各部门分工 1、 总部总裁办制订接待方案。 2 、总部总裁办：总协调、车辆调度、接待用餐安排、住宿安排、会议室、纸、笔、公司资料、饮料、水果、花卉、音响、欢迎牌（标语）、摄影、摄像、投影。 3 、各相关部门：演示用材料、宣传材料、专题讨论议题、展示厅演示与讲解 （四）参加接待人员确定 1、 主陪人员：每次接待应明确公司的主陪人员，主陪人员职位原则上应与到访人员中职位最高者相当，主陪人员负责全程陪同，如有特殊情况，应委托职位相当的领导陪同。 2 、其他陪同人员：各相关人员。 3、 接待保障人员：由总部总裁办根据需要统一调配。 （五）着装及礼仪、通讯要求 1、 所有参加接待人员必须着装整洁：男士着衬衣、西服、着正装皮鞋、打领带，不留长发、胡须；女士着职业套装、画淡妆，不佩带特别首饰；司机、保安、清洁工按规定着工装。 2、 所有参加接待人员必须按规定佩带工作牌（在公司范围内）。 3、 所有参加接待人员必须保证通讯联络畅通、及时，随时到位。 第五条 演示厅、会议室布置及调试 （一）展厅由熟悉展厅演示设备的专职人员进行调试；由熟悉演示设备的专兼职人员进行现场演示及讲解；陪同的公司领导和相关部门副总经理以上人员负责解答客人的现场提问。 （二）根据实际情况可选择播放公司VCD宣传片（若有，限时5分钟左右）或由副总以上人员介绍公司宣传幻灯片（若有，限时10分钟左右） 第六条 公司参观应由公司主陪人员陪同并介绍公司情况，相关负责人陪同，除部分保障人员外，其他人员不必跟随。 第七条 会议演示和讲解人员应由熟悉公司情况的部门副总经理以上人员演示和讲解。 第八条 正式邀请的重要客人必要时应在大楼门口、公司大厅门口悬挂欢迎标语或放置迎宾牌。 迎宾牌（标语）分为通用型和专用型，由总部总裁办制作和布置，样式及内容由各相关公司、部门拟定。 第九条 重要客人由主陪人员到机场或住宿地或客人出发地迎接，公司陪同人员到办公楼门口迎候（人数控制3人左右）。 一般客人由指定人员到机场（码头、车站）迎接并引领到公司，按到访人员的职位、重要程度等安排相应车辆。 第十条 视实际情况安排客人参观游览，由主陪人员和相关负责人陪同（人数控制在5人以内）。 第十一条 专题介绍 （一）会议室内演示和讲解由主陪人员主持，陪同人员和相关部门负责人参加。 （二）根据实际情况由部门副总经理以上人员介绍专题宣传幻灯片（限时10分钟左右） （三）会议茶水保障由总部总裁办前台人員负责，演示和讲解过程中无关人员不得随意进出展示厅或会议室。 （四）演示与讲解完毕后，可以就客人感兴趣的话题进行讨论，以主陪人员为主回答客人提出的问题，其他人员应由主陪人员提议才能回答问题。 （五）会议纪要由相关部门指定专人负责，必要时进行录音。 第十二条 用餐 （一）接待用餐分为午餐和晚餐，原则上用餐安排在公司指定餐厅用餐，视客人重要程度和人数安排用餐。 （二）由主陪人员陪同用餐，公司相关部门负责人参加，参加人数视客人人数而定。 第十三条 为给公司留下珍贵的资料，客人来访的全程可安排专人摄影，必要时亦可摄像。为不影响客人参观和讨论，摄影和摄像人员应抓住时机，抢拍典型镜头，而不应长时间跟踪摄影和摄像。客人离开公司前应视情况组织公司主要领导与客人进行合影纪念。 第十四条 客人离开公司，公司全部陪同人员应送至公司门口，主要陪同人员应送至大楼门口，主陪人员必要时还应送客人至住宿地或机场或客人要求的目的地。 总裁办应常备部分公司纪念品，依据不同的客人有选择的予以赠送。 第十五条 总结 （一）当次接待工作结束后，应及时组织相关人员就接待工作中出现的问题进行讨论，并做出总结，取长补短，再接再厉，不断汲取经验，不断完善接待工作。 （二）当次接待工作中的文字资料（会议纪要、技术文档、商务合同、宣传资料、软盘）及图片资料（照片、录音带、录象带）等均需作为公司重要资料由专人进行整理、存档。 第十六条 本规定自发布之日起实施，解释权归总裁办公室所有。 二OO四年二月