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下载 第14 章 将结果制成图表 当读者留意一份演示文稿时，哪一种形式对你的影响更大—是列出各种支出数额的表 格，还是描述了每个领域预算百分比的彩色饼图呢？如果读者和大多数人一样，则图表一定 会立刻吸引了你的注意力；而表格则会使你一遍又一遍地浏览清单，以确定每个领域与另一 个领域相比的等级情况。 以表格形式显示信息通常会令人迷惑。例如，在 1 9 9 6年，美国联邦政府在国防方面的开 支是2 660亿美元，社会保障与医疗保险的开支是 5 380亿美元。将这些统计数字作为饼图的一 部分显示，清楚地说明了联邦政府在社会保障与医疗保险方面的开支超过了其他任何一个领 域开支的两倍(参见图 1 4 - 1 )。 图14-1 与一组数字相比，图表可以更清楚地传达信息 处于一个时间就是金钱的时代，谁不愿意从更简洁、普遍的理解方式获得消息来获益 呢？笔者为小型非盈利性组织结构编写拨款建议书时就经常使用图表，因为笔者发现，建议 书的评估人员对从中搜集信息的速度很满意。同样，很明显图表让评估人员对组织的职业特 性有了感性认识，这又可以转换为一个印象：这个组织运营得很好。这时常意味着有一个好 的评估结果。 如果这个例子不能令你信服，回想一下曾经参加过的一些讲座。读者还记得哪些直观教 具呢？是记得数据表格，还是有某张图表在你的记忆中依然清晰呢？除非读者是一个数学家 第14章计将结果制成图表计计247 下载 或会计师，否则一定会回忆起图表。 本章将介绍制作具有引人注目外观的图表所需知道的概念。但更重要的是，应当了解在 何时使用何种类型的图表，因为选择的图表类型可以对表达的信息有重要的影响。这正像统 计数字可以反映用户的优势一样，图表也可以。 14.1 图表制作基础 要在E x c e l 中创建一个图表，用户必须首先创建要在图表上显示的数据。通常，这些数值 被排列为一个或多个数值系列，每个系列包含一组相关的数据，与数据值相关的是系列名 称。 表1 4 - 1包含两个数据系列，“9 5财政年度”和“ 9 6财政年度”。每个系列包含一组数据点， 如“国防自由支配”和“社会保障 / 医疗保险”，这使得可以在系列内或系列之间进行数据点 的比较。 表14-1 美国联邦政府支出 (单位： 1 0亿美元) 美国联邦支出 9 5财政年度 9 6财政年度 国防自由支配 2 7 4 2 6 6 净利息 2 3 2 2 4 1 非国防自由支配 2 7 2 2 6 7 其他必需支出 1 7 9 1 6 2 社会保障/ 医疗保险 5 1 0 5 3 8 福利/ 医疗补助 1 3 3 1 5 9 图1 4 - 2包含一个以表 1 4 - 1中的数据为基础的图表。这个简单的柱形图使用了 9 5财政年度和 9 6财政年度系列。笔者给图表添加了一个称为“联邦政府支出”的标题，在 y轴添加了一个标 题以说明单位为 1 0亿美元。此外，笔者在图表的底部包括了一个数据表，以向对确切数字感 兴趣的人说明详细情况。最后，笔者在图表的右侧包括了一个图例，尽管在这个示例中数据 表传达了这个信息。 图14-2 一个图表可以包含许多不同元素 248计计第三部分 使用Excel 2000