办公用品管理制度2012.docVIP

PAGE PAGE 12 关于重新下发《办公用品管理制度》的通知 各部门、车间： 为更规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，结合公司实际，特对办公用品管理制度进行修订。具体如下： 办公用品的分类 按使用的性质分以下六类： 1、办公设备类：电话机、传真机、复印机、碎纸机、扫描仪、打印机、计算器、电脑主机、显示器、交换机、电风扇、空调及遥控器、饮水机、冰柜等及相应耗材配件等。 2、电脑耗材类：墨盒、硒鼓、碳粉、键盘、鼠标、光盘、U盘等。 3、公共物品类：笔记本电脑、摄像机、投影仪、数码相机、DVD、功放、音像、话筒、激光笔等。 4、办公家具类：各类办公桌、办公椅、会议桌、会议椅、电脑桌、档案柜、沙发、茶几、书写白板等。 5、办公文具类：铅笔、签字笔、白板笔、记号笔、橡皮、胶水、印油、印泥、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、笔芯、修正液、剪刀、订书机、复写纸、大头针、复印纸、打印纸、标签纸、文件架、文件夹、票夹等。 6、劳保日用类：工作服、毛巾、手套、围裙、香皂、洗衣粉、洗洁精、口罩、牙膏、牙刷、创口贴、人丹、正气水、一次性杯、拖把、脸盘、畚斗、扫帚、纸篓、卫生纸、垃圾袋等。 二、办公用品的管理 1、办公用品中涉及到固定资产类的物品采购配置、报废、结算等，应按照公司固定资产管理方面的相关制度进行。具体指代 2、公司办公用品的管理统一归口企管办，具体负责办公用品的配置审核、跟踪管理、入库领用、使用调配、保养维护、报废处理等工作。 三、办公用品的申请 1、各部门及员工需配置《常备库存办公用品明细》（详见附表1）之外的办公用品时，需填写完整清晰的配置申请单，部门领用（领用的物品是部门人员公用的）填写《部门领用办公用品配置申请单》（详见附表2），员工领用填写《员工领用办公用品配置申请单》（详见附表3），各部门由科员或车间班长以上职务者统一按需领用。 2、各部门及员工提出申请办公设备类与办公家具类用品时，按附表4配置标准进行采购或调配。所有部门、员工的办公设备类和办公家具类配置，就低不就高的原则，在淘汰和报废过程中，按标准逐步更换。 3、各部门及员工应有计划地申请办公用品，申请常备库存外的办公用品、办公设备类、办公家具类时，需在每月5日前按部门汇总后统一提交申请。 四、办公用品的采购 1、采购责任划分 企管办负责电脑耗材类、公共物品类、电话机、传真机、复印机、扫描仪、打印机、电脑主机、显示器等部分办公设备的采购和调配；采购部负责办公设备类、办公文具类、劳保日用类用品的采购。 2、采购原则 采购人员严格遵守职业道德，及时了解商品市场信息，选择适应对口、质量可靠、价格合理的办公用品。购货价格由分管经理严格把关，企管办负责价格备案及审核。 3、采购程序 常备库存的办公用品每月5日前由采购员根据实际库存情况，及时做好补货及备库工作。劳保用品每月5日前由人力资源部编制采购计划，经部门、企管办审核，公司领导批准后交由采购部组织采购。常备库存外的办公用品需在收到申请部门或员工的已批配置申请单后，方可进行采购入库。 4、各使用部门提出办公设备、办公家具类用品配置申请时，先由企管办在公司内部先行调配，内部调配不能满足时，方可对外采购。 5、特殊情况下急需的办公用品，经使用部门主管领导及总经理批准，可由使用部门自行采购，但须到辅料仓库办理入库领用手续。 6、办公用品供方进行帐务结算时，需提供正规的增值税专用发票。特殊情况下，需经使用部门主管领导及总经理同意，方可用普通发票进行结算。 五、办公用品的入库 1、所有办公用品购入后必须入库、建立ERP库存管理台账。仓管员要根据送货单认真核对数量、价格、种类等，做到帐物相符，方可开具入库单。对不符合要求的，仓管员有权不予接收，由采购人员调换或退货处理。 2、非常备库存的办公用品、办公设备类、办公家具类由企管办统一签收，仓储部根据采购申请单或领导批准书给予办理入库。 3、对于专业性办公物品的入库检验，应由各使用部门的技术人员进行检验。对不符合要求的，使用人员有权不予接收，由采购人员负责调换或退货处理。 4、采购部编制出常用的办公用品价格表交公司财务部保管，并交企管办一份备案。财务部在接到相应付款单据时，应当再次核对相应品种的单价、总金额及签收人的签字，确认无误的予以付款。 5、仓库管理员做好建帐登记，妥善保管，对所有办公用品的入库、领用、库存一目了然，帐实相符。 六、办公用品的领用 1、辅料仓库每周一、三、五下午受理各部门的办公用品的领用（营销机构、劳保生活用品除外）。 2、所有部门和员工领用办公用品时都必须按要求填写领料单，各部门由科员或车间班长以上职务者申请按需领用。 3、领用办公设备类、电脑耗材类办公用品，需由部门领导