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Excel 2000速成教程 第三部分 管理数据清单 第一讲 创建数据清单 在中文Excel2000 中，排序与筛选数据记录的操作需要通过 “数据清单”来进行，因 此在操作前应先创建好 “数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数 据行，如前面所建立的 “员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像 数据库一样接受浏览与编辑等操作。这与使用中文Visual FoxPro 6相类似，只是在中文 Excel 2000 中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、 排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据： ·数据清单中的列是数据库中的字段 ·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称 ·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录 那么数据清单与电子报表的区别是什么呢？ 其实没有多大的区别，前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库， 而且还有标题！所以，您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的 “姓名”、“年龄”、 “职务”、 “工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使用鼠标器选定如图1所 示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。 图1 选定这个区域建立数据清单 其实，若选定一个区域，中文Excel 2000也会在需要的时候自动建立一份数据清单， 只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。 注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建 立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使 用。 一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入 数据，初学都应当注意遵循下列准则： 1.将类型相同的数据项置于同一列中 在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立 “员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就能看明白的。 2.使数据清单独立于其它数据 在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排 序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel 2000检测和选定数据清单。 3.将关键数据置于清单的顶部或底部 这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel2000筛 选数据清单时可能会被隐藏。 4.注意显示行和列 在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。因为，如果清单中的行和列没 有被显示，那么数据有可能会被删除。 图2 进入 “边框”选项卡 5.注意数据清单格式 如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel 2000将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、 对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本 格式。 6.使用单元格边框突出显示数据清单 如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）。 其操作步骤如下： 步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单中选择 “设置单元格格式”命令，进入 “单元格格式”对话框后单击 “边框”选项卡。 步骤二、单击 “外边框”按钮后，从 “线条”区域的 “样式”列表窗中选择一种线型， 参见图3。 图3 选择边框线的样式 步骤三、从 “颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，接着在 “预览窗”中单击要使用 边框线的边线，参见图4。 图4 单击要使用边框线的边线 步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后，单击 “确定”按钮，然后在中文Excel2000 的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5 所示。 图5 上述操作的结果 7.避免空行和空列 避免在数据清单中随便放置空行和空列，将有利于中文Excel2