档案系统操作指引-哈尔滨学院.PDF

档案系统操作指南 一、进入哈尔滨学院网站主页点击→ “公共服务” → “档案室” ↓ 1 二、进入党政办公室档案科点击 “档案系统登录” 三、进入 “档案系统登录”填写用户名及密码 （用户名一般为各机构 名称开头字母，如体育学院用户名为tyxy，以下示范以体育学院为例） 点击 “登录” 2 四、进入 “档案管理系统”，点击-- “归档单位” 五、进入 “归档单位”，点击-- “体育学院” 六、进入 “体育学院”，点击-- “添加案卷” 3 七、进入 “添加案卷”，所需填写项目如图示。 必填内容： 第一行：一级目录 （归档年,例如2016）、二级目录 （档案类别，参见 归档范围，例如教学类JX11具体详见各部门归档范围与保管期限表） 第二行：全宗号 （HXY） 第三行：实体分类号 （档案时间-档案类别）、案卷/盒号 （档案的排 序，从1开始）、保管期、密级 第四行：正题名 第七行：第一责任者 （归档部门） 第八行：页数 （案卷里所有文件的页数总和） 第九行：起止时间 20161230） 4 第十行：归档单位 （归档部门） 第十三行：接收人 （王中秋）、移交时间 、移交人 （兼职 档案员） 第十四行：输入员 （兼职档案员） 其他内容：可根据归档档案具体情况进行填写 八、完成 “添加案卷”，继续 “添加文件”， 所需填写项目如图示。 必填内容： 第一行：一级目录 （归档年,例如2016）、二级目录 （档案类别，参见 归档范围，例如教学类JX11） 第二行：全宗号 （HXY） 第三行：实体分类号 （档案时间-档案类别）、文件案卷及件号、保管 期、密级 第四行：正题名 5 第七行：第一责任者 第八行：页数 第九行：文件时间 （如2016年1月1 日应填 第十行：归档单位 第十三行：载体、文本、文种 第十四行：归档份数 第十五行：输入员 （兼职档案员） 其他内容：可根据归档档案具体情况进行填写，文件类档案：文号、 图号必须填写。 九、修改已经添加完成的案卷或文件点击 “编辑”，修改相应位置， 点击 “保存” 6 十、打印案卷移交目录步骤 （1）点击 “打印当前” 7 （2）点击 “案卷移交目录 （A4横向）”→ “打印预览” 十一、打印卷内目录步骤 （1）点击 “打印当前” 8 （2）点击 “卷内目录 （A4纵向）”→ “打印预览” 十二、打印备考表步骤 （1）点击 “打印当前” 9 （2）点击 “备考表”→ “打印预览” 十三、上传文件 （1）在要上传文件的相应位置点击 “全文” 10 （2）点击 “浏览” （3）双