固定资产投资项地目档案管理工作意见(11).docVIP

PAGE PAGE 8 关于中国铝业贵州分公司 固定资产投资（含垫资）项目档案管理工作意见 第一章 总 则 第一条 为了加强中国铝业贵州分公司固定资产投资（含垫资）项目 档案管理工作，确保固定资产投资（含垫资）项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合贵州分公司固定资产投资（含垫资）项目档案工作实际，特制定本工作意见。 本意见适用于中国铝业贵州分公司（包括技改、扩建和新建、 垫资等涉及投资的项目）的固定资产投资（含垫资）项目档案管理。 固定资产投资项目档案是指项目立项、实施、竣工验收等各 阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。 固定资产投资（含垫资）项目档案管理工作实行集中统一领 导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全。 第二章 职 责 第五条 项目工程部和矿山建设指挥部： （一） 与勘察、设计、施工、监理单位签订固定资产投资（含垫资） 项目合同、协议时，必须设立专门条款，明确档案保证金为工程总费用的1％，明确设计、施工、监理单位应及时向建设单位提供合格的档案资料；监理合同中要明确监理单位对竣工文件案卷质量的审核、签认条款，设计合同中要明确设计单位对竣工文件的签认条款。 （二） 明确专人（名单报总经理办公室备案），负责本部门项目前期文件（立项、审批、征地、招投标、勘察、设计等）的收集，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定及时整理、归档，并纳入岗位责任制考核。 （三） 负责组织相关部门收集、积累和整理项目前期文件、资料和设备、工艺、涉外文件及竣工验收（包括各专项验收）文件的归档工作。 （四） 负责对参建单位提交的固定资产投资（含垫资）项目竣工档案资料进行审查。 （五） 负责通知中标单位，与总经理办公室对接，接受相关档案业务工作的指导。 第六条 装备能源部: （一） 明确专人（名单报总经理办公室备案），负责设备采购过程中各类文件材料（见设备档案归档范围 附件一）的收集，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定及时整理、归档，并纳入岗位责任制考核。 （二） 设备开箱时，必须及时通知总经理办公室派员参加，按照装箱清单清点接收随机资料，做好开箱记录，确保设备随机资料的齐全完整。 第七条 矿山公司: 明确专人（名单报总经理办公室备案），负责土地（土地征用、临时用地、租用、租赁等）批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等资料的收集工作，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定及时整理、归档，并纳入岗位责任制考核。 第八条 物流配送中心: 明确专人（名单报总经理办备案），负责收集与固定资产投资（含垫资）项目有关的材质证明文件（钢材、线材、电缆、管材、建材等原件），按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定及时整理、归档，并纳入岗位责任制考核。 第九条 财务部: 固定资产投资项目（含垫资）结算付款时，必须有档案部门签字、盖章后，方可办理付款。 第十条 总经理办公室: （一） 负责固定资产投资（含垫资）项目竣工档案的接收、验收。对不能提供合格固定资产投资（含垫资）项目档案资料的，总经理办公室拒绝接收，工程不予结算，财务不付款。 （二） 接到通知后，及时派员参加设备开箱工作，按照装箱清单清点接收设备随机资料，并做好开箱记录，确保设备随机资料的齐全、完整。 （三） 对各参建单位的档案管理工作（包括各类档案资料的收集、 整理、归档等），进行业务指导和咨询服务。 （四）负责对固定资产投资（含垫资）项目合同、协议中档案保证金条款的审核。 第十一条 总承包单位、施工单位、监理单位职责见附件五 第三章 归档份数、要求及归档时间 第十二条 归档份数 归档正件(原件)一式两份，总经理办公室和使用单位各存一份。 第十三条 归档要求 （一） 归档的固定资产投资（含垫资）项目档案必须完整，将工程（项目）建设全过程中形成的应该归档的资料归档，各种文件、图纸原件齐全。 （二） 归档的固定资产投资（含垫资）项目档案必须准确，其内容能够真实反映（项目）工程竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签署（盖章）完备。 （三） 归档的固定资产投资项目档案必须系统，按其形成规律，保持内部有机联系，经过系统整理与编目，分类科学，组卷合理。 （四） 组卷应遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于保管和利用。 （五） 按照依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程竣工验收材料等顺序排列。 （六） 案卷内文