建立管理项目名称与表格结构中“塑列”的对应关系`091.pptVIP

第六章 建立行为规范,保 证建表质量 Excel2002标准教程 学习目标 通过本章的总结，熟悉 制表的六个基本过程，掌握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为习惯，保证制表的质量。 学习重点 制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程 主要内容 创建电子表格的基本过程与规则 Excel菜单功能与必会命令 第一节创建电子表格的基本过程与规则 创建电子表格的6个过程 每一过程的重点与技巧 制作过程 重点 技巧 构思与设置结构 控制表格结构的合理性 数据项目拆（独立列）与逻辑关系 建立与输入数据 把握表格数据的准确性 输入技巧与建立和复制公式关系 编辑与修饰表格 增强表格数据的可读性 编辑对象、数字、对齐条件格式等 简单使用与分析 有效运用数据的分析性 组织数据、创建、编辑与修饰图表 保存表格数据 正确进行文件归档保存 保存、另存为及安全性 打印输出数据 掌握表格数据打印输出 小表格、大表格与超表格的打印技巧 ⒈构思与设计过程 表格创建过程的初始设计，对数据的统计与分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标→分析数据。 管理项目与表格结构的关系 表格结构与数据成图的关系 正确运用逻辑思维创建表格结构 ①管理项目与表格结构的关系 正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系 案例应用 联系人管理表格 学生成绩统计表格 联系人管理表格 存在问题 “单位地址”与“邮编”在同一列 后期可能导致的3个问题 “单位地址” 属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据 “邮编” 属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析 解决方法 将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目名称，并在表格中独占一“列” 学生成绩统计表格 管理目标 统计三个学生、三门课程两年的成绩 案例文件特点 上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况 存在4个明显问题 1、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩充表格，那么第四年第五年以至以后，又该如何处理，表格在横向上将越来越宽 2、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必须在每年数据后添加新列，然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时，又不得不将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加了很多操作上的麻烦 4、如果再增加管理项目（如“政治”、“历史”和“地理”等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈 3、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分，则又需要在表格横向添加新列，并设置运算公式 管理目标分析 其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份” 双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果 由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性 解决方法 针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目 使用“透视表”功能 ，完成按年与学科对学生成绩的统计 甚至还可以快速通过图表表现成绩状态 表格结构设计总结 凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列” 管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析。避免失去关联。 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系 ②表格结构与数据成图的关系 图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画） 表格数据成图的规则 上表头字段名称，用于生成图表的X轴标签（显示于X轴下方）。 左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于图表框右侧）。 此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上表头和左表头） 规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括Word、PowerPoint等其他软件） ③正确运用逻辑思维创建表格结构 案例 某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型的窗框，平均每类窗框有4个窗格（本例只取三类） 传统 电子 2、表格数据的输入与准确控制 为什么要注意数据的准确性 哪些数据容易造成输入错误 控制原始数据输入准确性的解决办法 控制加工数据输入准确性的方法 ①为什么要注意数据的准确性 创建表格的最终目的，是处理与分析数据 错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙 案例 成本输入错误造成利润率失真 利润率公式输入错误 ②哪些数据容易造成输入错误 表格数据 表头内容 原始数据 加工数