淡江大学公文管理系统教育训练课件.ppt

精选 精选 精选 精选 淡江大學 公文管理系統 教育訓練 叡揚資訊 精选 公文系統是什麼? 基本公文簽核流程： 承辦人 二級主管 二級單位登記桌 秘書 一級單位登記桌 一級(副)主管 秘書 一級單位登記桌 秘書室 副校長室 校長室 秘書室 其他會辦單位 精选 系統上線後有何不同? 公文內容修改 公文之主旨、說明，只有承辦之直屬主管、秘書、秘書室秘書及文書組發文可修改。 意見一經輸入後送出至下一人員或單位，除非取消傳送，否則不能修改。 退文後，各單位(含承辦單位)視為再加會的流程，原輸入之意見無論何人均不可修改，只能再輸入補充說明之意見及附加檔案，但承辦單位之直屬主管及秘書仍可修改公文之主旨及說明。 精选 系統上線後有何不同? 公文文號 公文送出單位才會正式取公文號。 公文文號為系統自動取號，無法重複使用。(例如公文撤 回後，文號是不能取消的) 一二級單位各有自己的文號，且一個單位一組流水號，不因不同格式而有不同的文號。 公文文號有10碼，前3碼為民國年，後7 碼為流水號，並於每年的1月1日歸零，重新編號。 精选 系統上線後有何不同? 登記桌 系統啟用時，預設秘書及二級主管具有登記桌的角色。 公文進出單位一定要經過登記桌，一級單位必設立登記桌，二級單位可不設立登記桌。 為避免公文遺失，公文具有非電子公文或附件時，登記桌一定要執行手動簽收公文(電子文會自動簽收)，以確認紙本公文或附件確定已送達。 紙本公文必要時利用條碼，以便利登記桌簽收作業。 精选 系統上線後有何不同? 流程設定 二級單位，會辦時，只能設定一級單位內之各二級單位，若要會辦外單位，只能以「建議加會」的方式處理，由一級主管核定是否加會。 會辦外單位時，只能指定到一級單位，不能直接指定二級單位，因此如過去加會「出納組」等單位，目前均必須以加會「總務處」，再由總務處登記桌設定承辦單位至「出納組」。 決行層級若到校長室時，過去流程只設到秘書室，目前系統會自動設到校長室，且其前後會自動加上秘書室流程。 精选 精选 精选 精选 精选