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研究生工作秘书角色定位和队伍建设初探 　　研究生工作秘书角色定位和队伍建设初探 　　 摘要：随着研究生教育的发展，研究生工作秘书岗位越发重要，他们是研究生培养管理的全程陪护者、直接践行者、信息传递者、信息化建设者、管理规范化的宣传者和守护者。然而目前研究生工作秘书岗位存在着专业队伍尚未建成、岗位角色定位不明确、职业化程度低等问题。究其原因，主要是受功利主义思潮、过度经济化思潮等因素影响。为了建设好研究生工作秘书队伍，提高其工作效率，应该从优化队伍结构、加强职业道德和职业精神培养、建立提高研究生工作秘书业务能力的长效机制、建立研究生工作秘书工作激励机制等方面着手解决。 　　关键词：研究生工作秘书；角色定位；队伍建设 　　论文联盟　　 　　一、研究生工作秘书角色定位和岗位要求 　　1.研究生培养管理的全程陪护者。称研究生工作秘书为“全程陪护者”一点不为过，在研究生还是“考生”时，研究生工作秘书接受考生对本单位研究生招生各个方面问题的咨询；研究生入学后，其培养过程中的每一个环节都离不开研究生工作秘书的组织、安排、督促、审核；研究生毕业后即成为“校友”，还是通过和研究生工作秘书与母校保持联系。作为“全程陪护者”，研究生工作秘书是一扇窗，其工作能力和工作态度展示招生单位形象，影响招生单位声誉，不是教师，但也以教师身份出现在学生面前，其言谈举止代表教师形象，对学生起示范作用。因此，一个合格的研究生工作秘书应注重自己工作能力、工作态度、言谈举止等全方位素养。　 　　2.研究生培养管理的直接践行者。院系一级的研究生培养管理工作具体而复杂，研究生工作秘书就是这项管理工作的直接践行者。从纵向看，每一级研究生需要经历从考研，到学习，到申请学位的一系列环节；从横向看，研究生工作秘书需要同时面对不同年级的研究生，他们处于不同的培养阶段，使得研究生工作秘书的工作千头万绪，纷繁复杂。另外，许多工作还具有极强的时效性。面对这样的工作局面，要想将工作处理得有条不紊并不简单，研究生工作秘书如果没有足够的耐心、细心投入工作，如果没有认真探索和总结规律，如果不是本着为师生服务的精神面对工作，就会疲于应付，整个工作状态陷入被动，不仅难以做出成效，还容易出现纰漏。 　　3.研究生培养管理的信息传递者。研究生工作秘书是研究生培养管理的枢纽，是研究生院、院系领导、导师、研究生之间政策宣传、信息传输、意见反馈、矛盾调解的中心。这就要求研究生工作秘书首先必须具有较强的文字理解领悟力，正确理解文件、政策、通知并据此准确安排各项工作，如果在源头上发生错误，则后面的工作只能是传播错误；其次，研究生工作秘书必须当好主管领导的助手和参谋，一个好的研究生工作秘书除了认真完成领导安排的工作任务，还要能够为领导提供建议和意见，在领导有所忽视的地方要能够提醒注意，要能够把握全局，常规工作自主完成，特殊问题请示领导，这样才能减轻领导负担，真正发挥作为“秘书”的作用。　 　　4.研究生培养管理信息化的建设者。随着研究生招生规模的扩大，原来人工管理模式远不能适应，很多高校都开始建立起研究生管理的信息化平台，既提高管理效率，也加强管理规范性。如果说技术人员是信息化平台的搭建者，那么研究生工作秘书就是信息化平台的真正建设者，因为网络数据库要投入使用，其有效信息都是由研究生工作秘书录入进去的，同时将在使用过程中会遇到的问题反馈给技术人员以便改善。信息化建设对研究生工作秘书的计算机和网络使用能力的要求大大提高，只有这两方面能力都具备，才能适应现代化快节奏的管理需求。作为研究生工作秘书应该勤于学习这方面知识，苦于锻炼这方面能力，赶上时代的要求。 　　5.研究生培养管理规范化的宣传者和守护者。研究生培养管理必须规范化，对于不符合政策和标准的要求，研究生工作秘书要勇敢而坚定地说“不”，维护研究生管理工作的规范性和公平性。在工作过程中要做到宣传在先，抗拒不殆。即先要积极努力地向师生们宣传相关政策标准，尽量减少因政策不明而违规，最后在考核时则严抓底线，绝不手软。因此，研究生工作秘书除了要修炼坚定的政治立场，不犯错误，也要提升自己的人际沟通能力，只有良好的沟通，才能得到他人的理解、支持、帮助、配合，从而建立相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。　 　　二、研究生工作秘书岗位现状 　　1.研究生工作秘书尚未建成专业队伍。跟本科生教学秘书队伍相比，研究生工作秘书队伍尚显年轻，专业化建设时间不长，队伍还不成规模；跟辅导员相比，研究生工作秘书队伍略显杂乱，入职门槛比较　 　　低，不少研究生工作秘书都是由其他工作人员兼职，或者是即将退休的工作人员临时担任。例如很多单位的研究生工作秘书都是由本科生教学秘书或辅导员兼任，兼职容易造成人员流动过于频繁，这对专业化的队伍建设非常不利。尽管研究生工作秘书的工作一般人略经培训都可以做，但要真