档案接收进馆标准.doc

PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT 6 档案接收进馆标准 一、全宗内档案进馆范围 进馆的档案资料主要包括： 1．文书档案(永久、长期、30年)； 2．专门档案（档案馆与移交单位协商确定）； 3．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（档案馆与移交单位协商确定）； 4．各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。 5、全宗卷 二、接收标准 总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。 （一）文书档案。文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。 齐全完整 着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。 整理规范 1.以“卷”为单位整理的文书档案 ⑴卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。 ①责任者：全称或通用简称。 ②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。 ③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。 ④日期：“年月日”填写完整， ⑵页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。 ⑶卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。 ⑷案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。 ①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）； ②类别栏目暂空； ③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字； ④起止年月：用阿拉伯数字填写。 ⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。 ⑥归档号：不填写。 ⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写。 ⑸案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，右下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。 ⑹案卷编号：永久、长期分别从“1” 2.以“件”为单位整理的文书档案 ⑴备考表：每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。 ⑵档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。 ⑶档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号（阿拉伯数字）。 ⑷文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法，“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。 ⑸归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。 （二）专门档案。按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。 ⑴专门档案一般以“卷”为单位整理，特殊档案也可以“件”为单位整理。 ⑵专门档案的装具应符合规范要求。 ⑶档号的编制应符合规范要求。 ⑷有关项目的填写同文书档案，需要调整的应与管理科协商后再调整。 （三）照片档案。按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。 ⑴照片编号：一册（卷）照片从“1”顺编流水号。 ⑵文字说明：一组照片要有总说明和分说明，总说明在一组照片第一张文字说明处填写，包括时间、地点、人物（姓名、单位、职务）、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明，其中人物要注明在照片中的位置。 ⑶卷内目录：一组照片作为一份文件拟写题名，格式为“关于***（事由）的照片”。 ⑷照片档案封面：使用耐久书写