第四章会计科目编码及主要数据文件设计.ppt

第四章会计科目编码及主要数据文件设计 电算化会计学原理（会计信息系统） 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计 第一节 会计科目编码及其体系设计 第二节 总帐子系统主要数据文件的设计 一、科目编码设计的必要性 会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法 必要性 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 一、科目编码设计的必要性 会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法 必要性 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性，避免二义性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度 二、科目编码方法 编码：是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别 会计科目编码可采用数字、字母或数字与字母混合编码的方法。 常用的编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码 三、科目编码设计的基本原则 规定性原则 层次性原则 1501 固定资产 150101 固定资产——甲车间 150101001 固定资产——甲车间——A型机床 150101002 固定资产——甲车间——B型机床 一致性原则 简短性原则 扩展性原则 四、科目编码体系的设计 主要是科目编码结构：是指科目编码共分几段，每段有几位 1、定长定位 四、科目编码体系的设计 2、不定长方式 科目编码体系在不超过总长度的前提下除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计 如：科目编码：550201013无法确定它是几级科目 四、科目编码体系的设计 3、立体科目 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的 四、科目编码体系的设计 3、立体科目 例如：某单位采用群码，其科目编码结构是4—2—3—3四级，科目编码设计如下 四、科目编码体系的设计 3、立体科目 如果该单位有10个部门，每个部门分有5个组，管理费用有10种，那么管理费用下面要设：10×5×10=500个科目（明细科目） 采用立体科目：在设置科目时对费用科目进行编码，将需要按事业部辅助核算的科目设置为“部门核算”，然后将事业部和事业部下的“组”代码从科目表中剥离出来，在部门档案中另设“各个事业部及其下属组的资料 这样，科目表中只有管理费用1个一级科目及办公费、差旅费等10个二级科目 四、科目编码体系的设计 3、立体科目 四、科目编码体系的设计 3、立体科目 可以进行立体科目设置的有： 个人往来核算与管理 单位往来核算与管理 项目核算与管理 部门核算与管理 五、科目编码设计的拓展 总账系统中还需要设计客户编码、存货编码、部门编码等 这些编码的设计可以借鉴会计科目编码的设计方法 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计 第一节 会计科目编码及其体系设计 第二节 总帐子系统主要数据文件的设计 一、科目文件的设计 科目文件 是用来存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。基本内容：科目代码、科目名称 设计科目文件的意义 用于反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性，并为编制凭证、记帐、帐簿和报表查询提供支持 一、科目文件的设计 1、科目文件结构设计方案一 方法：定长定位 字段：科目代码、科目名称、科目类型、余额方向 一、科目文件的设计 2、科目文件结构设计方案二 方法：不定长方式 会计科目的层次关系通过给出一个科目的父科目和它的级别等信息来体现 一、科目文件的设计 3、科目文件结构设计方案三 方法：立体科目 一、科目文件的设计 4、科目文件的组织方式 以科目代码为关键字建立索引文件 当增加或减少科目时计算机会自动按照科目代码的大小重新排序 二、凭证文件的设计 凭证文件 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件 记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的内容：日期、凭证号、摘要、会计科目、金额等 也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容 二、凭证文件的设计 1、凭证文件结构设计方案一（借贷分离式） 凭证文件名称： pz.dbf 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 主索引（升序） 2 日期 D 8 3 摘要 C