档案管理培训方案（PPT45页).ppt

加 密 文件夹加密 Office文档加密 档案 管理培训 Logo here 档案管理工作内容 档案管理的方式 档案管理方法 电子档案管理 主要内容 档案 是什么 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案管理 干什么 项目资料 合同 往来票据 会议记录 电子文档 采购合同 其 它 技术资料 招投标资料 往来文件 销售合同 同时建立索引 档案 放哪儿 容易分类 易于保密 保护性好 检索简便 1．抽屉式直立档案 2．开放式横向档案 整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般 3．穿孔式活页夹 容易损毁 有顺序性 保密性差 容易保存 标准统一 便于存取 长期保存 保护性好 4．档案盒 灵活取用 存量较小 容易脱落 5．金属文件夹 隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存 6．透明资料袋 拿取方便 临时存取 保密性差 7．多层资料盒 档案 如何管 格式统一 标识鲜明 科学分类 及时记录 统 一 鲜 明 红 绿 蓝 黄 茶 颜色管理 分 类 按对象划分 按主题划分 按形式划分 按项目划分 按时间划分 记 录 借阅档案一定要登记 电子档案 管理 合理使用文件夹 定期备份 重要文件加密 文件夹 备 份 电脑其它盘 刻录光盘 移动硬盘 U盘 存储介质 所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。 所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。 开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了 穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。 档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。 金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。 透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。 这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。 四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料 尺寸要统一（单据一般弄到A4纸上） 字体要统一（尽量用粗字体） 粘贴的高度也要统一 不要一层一层重叠 运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意： ?使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。 ?档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。 ?应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太过接近，不容易一眼就区分开来。 ?颜色如果不够用，可以增加卷标，如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案，5种颜色互相配合，可得出若干种不同组合，应用的范围就更广了。此外，还可以考虑颜色和数字的组合，比如红1、黄2等等，使得档案区域无限的延伸。 一般有五种档案分类方式： 按对象划分 根据资料来自何人，来自哪个部门。 按主题划分 根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。 按形式划分 根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的