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人文学院 秘书综合技能 实训手册 学期： 2012年-2013年第2学期 班级： 文秘 学号： 姓名： 任务模块 任务模块一：绘制企业组织结构图与工作说明书 （一）写出你的实训单位及实训岗位 实训单位：杭州恒茂食品有限公司（地址：浙江省杭州市萧山区商业城商城中路80号） 实训岗位：行政部办公室文员 （二）画出实训单位的组织结构图 任务模块二：办公室日常事务 （一）制作你实训岗位两天的工作备忘录 工作备忘录 项目 序号 记录日期 工作事项 经办人 承诺完成日期 实际完成日期 1 2013年6月18 ★与腾达办公用品公司确认笔记本、笔等办公用品购置事宜 今天上午 已完成 2 2013年 登记并核对考勤表 今天下午 已完成 3 2013年 前台的电脑坏了，打电话叫人来修理 今天下午2点前 已完成 4 2013年6月18日下午 ★以备忘录的形式通知市场部经理李明浩做好杭州佑康食品集团有限公司来访行程安排 今天下午5点前 已完成 5 2013年6月19日 ★帮王助理拿客户的资料，并在王助理核对完成后交给销售部总经理秘书 今天上午10点前 已完成 6 2013年6月19日 登记并核对考勤表 今天下午 已完成 7 2013年6月19日 打印并核对王助理交代的文件 今天下午 已完成 8 2013年6月19日 ★通知分公司销售部人员做好6月20日销售扩大会议的准备 今天下午 已完成 备注：★ 表示重要紧急程度较高 1、 发给：市场部经理——李明浩 来自：行政部文员—— 日期：2013年6月18日 主题：杭州佑康食品集团有限公司来访行程安排 内容：?杭州佑康食品集团有限公司总经理李先生一行三人将于2012年6月18日下午3点抵达杭州，与我公司总经理会面，将于2012年6月20日下午离开。望做好行程安排。 2、 发给：行政部文员—— 来自：销售部经理——黄莱 日期：2013年6月19日 主题：举行销售规模扩大会议的通知 内容：6月20日下午总经理将就扩大分公司的销售规模举办会议，望及时通知分公司销售部门人员按时参加，准备好相关材料。 （二）制作办公用品管理基础文件 1、写出实训单位办公用品管理所涉及的基础文件清单 办公用品领用表、物品领用申请单、办公用品领用申请步骤一览表、办公用品领用申请单、 2、为实训单位制作以上所说的文件 办公用品领用表 领用部门： 月份： 品 名 预计数量 实际数量 领用人 领导签批 备 注 物品领用申请单 领用日期： 年 月 日 部门： 品名 数量 用途 领用人姓名 行政领导签字 部门领导签字 办公用品领用申请步骤一览表 部门名称 行政办公室 流程名称 办公用品管理流程 任务概述 办公用品采购、分发、保管等工作 单位 各部门 行政办公室 人事行政部 总经理 节点 流程开始A 流程开始 B C D 1 填写办公用品申购单领用办公用品签字 填写办公用品申购单 领用办公用品 签字 通知领用办公用品填写办公用品入库登记表采购填写需求计划表统计填写办公用品领用登记表填写需求计划表填写办公用品清算单清算办公用品 通知领用办公用品 填写办公用品入库登记表 采购 填写需求计划表 统计 填写办公用品领用登记表 填写需求计划表 填写办公用品清算单 清算办公用品 审批审批 审批 审批 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 流程结束 流程结束 办公用品领用申请单 部门 总经办 人数 　 时间 　 申请人 　 物品名称 型号规格 单位 数量 单价（元） 合计（元） 使用人 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 总计 　 　 　 　 部门审批 　 人资行政部审批 　 　 备注 1、□正常申请 □临时申请 　 2、以部门为单位，经部门经理、人资行政部审批后每月5日交 到前台文员处。 3、金额项由前台文员填写。 4、使用部门领取办公用品时，领取人须签字确认。 领用人签字确认 　 　 　 （三）制作接待方案：你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队，请你编制一份接待工作安排表与接待计划表。 关于桐乡宏星有限公司来我公司洽谈业务的接待计划表 接待事项 具体接待内容 接待