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(二)介绍信的管理使用 1．介绍信的填写要求。 (1) 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。 (2) 要填写有效限期。介绍信上一般都有“有效期：X年X月X日止”字样。不可不填。 (3) 办公室工作人员要对开出的介绍信负责。 (4) 介绍信开出后未用，应交回保管人员，粘贴在存根上。 (5) 严禁将印章带出机关或在空白介绍信上加盖印章，在印章使用时出现问题，按“谁批准，进负责”的原则追究责任，严肃处理。 2．介绍信的印制和保管。 正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，须与公章同等重视，不可缺页或丢失。 3．介绍信的开具。 (1)开介绍信要经过一定的批准予续。 (2)使用单位的介绍信，须经单位的领导人或办公室负责人批准。 (3)严禁开具空白介绍信，同时，严格控制盖有印章的空白凭信、介绍信外流。 第四章、办公室日常事务处理 第一节 办公室电话通讯 第二节 印章和介绍信管理 第三节 值班管理 第四节 小额现金管理 第五节 处理领导身边事物 案例一 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时，主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去确认。 第一节 办公室电话通讯 一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌 二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择 三、拨打电话的程序与技巧 (一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码 (二)拨打电话 1．正确拨号 2