会议管理规范.docx

最新精品文档，知识共享！ 会议管理规范 目的 为加强公司会议管理，规范会议行为，提高会议质量和效率，特定本规范。 范围 本标准适用于全公司。 术语和定义 无。 权责 综合办 负责公司例会会务组织工作； 负责公司例会会议纪要整理及发布； 负责公司例会会议决议事项的跟踪和落实。 各业务单位 负责由本单位发起会议会务组织工作； 负责由本单位发起会议纪要整理和发布； 负责由本单位发起会议决议事项的跟踪和落实。 管理内容 会议召开原则 解决问题的方式和渠道有多种，包括电话、邮件、碰头讨论、会议沟通等。本着快速高效解决问题的宗旨，各业务部门应选择恰当方式解决问题，不局限于形式和场所。 对于确实需要通过会议方式解决的问题，应本着“可合并开的会议决不分头开；可小范围开的会议不大范围开；可长可短的会议不长开”的原则组织会议，由会议组织部门严格把关。 会议组织要求 会前工作 确定议题和目的 = 1 \* GB3 ① 对于能够通过电话、邮件、碰头讨论等方式解决的问题，无需举行会议。 = 2 \* GB3 ② 会前会议召集人与上级领导认真确定会议内容和目的。尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论。 准备会议资料 = 1 \* GB3 ① 会议召集人基于会议议题必须提前就会上需要落实的问题向与会人员进行意见收集和问题沟通，并初步达成解决意见，会上直接确认和落实。 = 2 \* GB3 ② 对于会上需要领导决策的方案在提交会议讨论前，应充分征求相关部门的意见，并做好各种方案的优劣势分析，会上领导决策实施方案。 = 3 \* GB3 ③ 对于会议内容中有可能出现的分歧等需提前做好澄清说明。 发布会议通知 = 1 \* GB3 ① 会议召集人应提前发布会议通知。常规例行会议通知要求至少提前2个工作日，临时会议通知视问题解决重要紧急程度适当提前安排。发布会议通知，需明确议题、会议时间、会议地点、与会人员、会议议程、会议资料等。会议通知形式一般为邮件，必要时应视情况电话通知参会人员。 = 2 \* GB3 ② 常规例行会议原则上要求安排在工作日下班后或休息日，临时会议视情况安排。 = 3 \* GB3 ③ 与会人员应为业务直接关联人员及需要决策的领导，提前与参会领导沟通和确认参会事宜。对于只需要知晓会议结果的人无需参加会议讨论。 = 4 \* GB3 ④ 根据会议主题预估讨论时间，合理安排会议议程，以便参会人员提前安排工作，并按需参加讨论会议主题对应的时间出席会议。 会中控制 会议主持人负责控制整个会议进程，保证会议效率和质量。 会议组织应遵循会议程安排，参会发言要言简意赅，紧扣主题，不讲与会议无关的话题。 不能当场确定的议题应在会后组织专项讨论。会议时间要求控制在2个小时以内。 会后工作 所有会议都得有会议记录。常规例行会议要求按公司会议纪要格式（详见附件1）输出会议纪要；临时会议的会议纪要格式不限，但要求输出会议讨论结果。所有会议记录应在会后48小时内完成记录与确认工作。 会后要对会议纪要进行跟踪落实。会议主办部门应做好纪要事项的跟踪、办理，按限定的时间推进和落实相关工作，及时向相关领导和部门通报进展情况。 若会议已对有关工作确认责任人，而相关人员没有在限定时间完成相关工作，由会议主办方通报至业务负责人，业务负责人应视情节严重程度从员工绩效中进行扣罚。 会议纪律要求 会议召集人应于会议开始前10分钟做好会前准备工作，包括检查会务、设备等到落实情况。 参会成员不得迟到早退，不得无故缺席；如确有急事无法及时参加，应在不迟于会议开始1小时前向会议召集人或相关负责人请假说明。 对违反会议纪律者给予通报批评和经济处罚。体系或部门内部会议迟到、无故不到者，由业务部门或体系领导应视情节严重程度予以处罚；跨体系会议迟到、无故不到者，处以通报批评和罚款50元。由会议主办部门提交名单至综合办直接从其工资中扣除，罚款金额用于员工福利费。 与会期间所有参会成员应将手机调至振动，原则上不允许接电话，如必须接听应离会会场。 附录 无。 使用表单 表1表单一览表 使用表单编号 表单名称 表单编制 密级 记录保存期限 记录形式 电子/文本 QR MS 06.0015-001 会议纪要模板 综合办 内部公开 1年 电子/文本