秘书的基本条件概述.ppt

第二章 秘书的基本条件;第一节 从事秘书工作的前提条件;秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：;秘书在现代企业中的位置图;2、白领成熟的标志;二、自我管理;第二节 从事秘书工作的思想准备;秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员 1、工作“简单” 2、工作繁重 3、待遇较“低” 4、工作“清闲”;二、注重自我提升;2、提高工作的含金量;3、充分发挥职务优势;4、在“打杂”中创造机会;案例分析： 小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。 上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。;她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。 ;由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有???坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效??会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。 ;提问：案例中，秘书小萌如何利用“打杂”的优势，不断创造机会，追求发展？ ;第三节 秘书必备的品质;秘书必备的品质;实用案例之：缜密;第四节 秘书必备的能力;一、判断能力与执行能力;二、理解能力与洞察能力;三、信息收集能力和写作能力;四、交流沟通能力;第五节 秘书的仪表;一、打扮的基本原则;二、基本的仪表;三、上班服装;四、举止优雅;五、健康的生活方式;第六节、秘书的自我调节;第七节 秘书的从业要求——保密;二、日常保密;三、电子信息保密;四、保密不是封闭;第八节 领导人选择秘书的标准——三心;NO.1 课程作业