时间管理之如何成为上司的得力助手.pptVIP

80/20法则 花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的 80/20原理意示图 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 目标金字塔 长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 目标设定 (Goal-setting ) 目标设定原则(SMART)： （Specific）目标要具体；（Measurable）目标必须是可衡量的；（Achievable）目标是可能实现的；（Realistic）目标是切合实际的；（Timetable）一定要设定时间表 目标设定的七个步骤： （1）先拟定您期望达到的目标（2）列出达到目标后的好处（3）列出可能的障碍点（4）列出所需信息或资源（5）列出可寻求支持的对象（6）订定行动计划（7）订定达成目标的期限 执行能力的强化 良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时 养成做备忘录的习惯 Page * of 51 時間管理 时 间 管 理(如何成为上司的得力助手) 如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情? 请闭目一分钟思考这个问题 前面那个问题太过严肃? 如果您明天起要請年假三天, 您会交待代理人那些事情? 时间管理是什么? 时间管理不是什么? 时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是”预先设想、超乎期待” 部属 主管 人,为何安于现状? 为何你安于现状(不想結婚)? 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是我自己最熟悉的 除非当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上………………… 但是要用对“新的思考方式” 你可知道为何会想不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你想出来了.恭喜你,表示你会用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始 时间管理的架构 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 请排出正确的行事优先级 ? ? ? ? A B C D 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 正确的行事优先级(急重轻缓) 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 设备故障,生产停摆 重伤害急救 员工产生肢体冲突 顾客抱怨 居民抗爭 停电 老闆交待的事 主管交待的事 计划研拟 问题调查 技能提升 居民有話說 公关促进 健康检查 不重要的事 有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的请托 有些临时的邀约 有些交际应酬 有些文件之处理 处理属下之工作 自我干扰 自我心烦 个人嗜好的沈迷 陷阱一:时间的配置态度不对 Reaction消极回应 vs Proaction积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理 不合理的时间配置 I. 45% 处理危机 II 5% IV 15% II. 35% 明智的时间配置 I 处理危机 II 善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．Ａ 第一步骤计划(Plan) 『没有计划,您就是正在计划失败』 第二步骤做(Do) 「有做才有可能达到目标-赢在起步」 第三步骤检查(Check) 养成事后追踪回馈的习惯，检查目标是否有达成 第四步骤再改善(Action) 当定期检查工作进度，发现产生落差时，应从新 检讨达成目标所使用的方法，必要时，可能也要 向上级请示重新确认目标或调整作法 善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．Ａ 陷阱二:拖延的方式不对 除了第四项(既不重要又不紧迫的事)以外,其它的事做起来都不太愉快(不是措手不及,就是已經被主管釘得滿同頭包) 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 1 st 2 nd 不重要的事 3 rd 4 th 克服1.成本概念/效益分析法 成本 花錢約會... 走路去公園約會... ... ... ... ... 好处 幸福終生... 不用門票又有情調... ... ... ... ... 克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务,快速地