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  三水区公资系统企业档案培训  之 企业管理档案 总的方法 顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。 针对对象 企业管理档案 “ 件 ”的掌握 单份的文件，一份文件为一件。 各种报表、名册、图册、书刊 、 会议记录等，一册（本）为一件。 正本与定稿为一件。 正件与附件，合在一起作为一件。 “ 件 ”的掌握 发文：正本＋定稿（含发文稿纸） 收文：来文＋文件拟办单。 原件与复制件为一件。 转发件与被转发件为一件。 来文与复文、去文与复文各为一件。也可作为一件。 几种特殊情况 定稿过厚不易装订的，可单独作为一件。 重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，正本与历次稿各为一件。 如附件数量较多，或太厚不易装订的，可各为一件。 单件归档整理流程 收集—归档判断— 区分年度—确定保管期限—装订—编制页码—排序—编号—盖档号章—电脑著录—装盒排架—打印目录—编制检索工具 1、收集(收集范围和保管期限) 收集范围和保管期限 收集范围和保管期限 收集范围和保管期限 收集范围和保管期限 2、归档判断 判定文件是否归档 3、区分年度：将文件按其形成年度（成文日期）分开 区分年度时注意： 一般的文件材料，放在其形成年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度。 长远规划应放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。 跨年度的信访案件，应放在结案的一年。 4、确定保管期限 参照国家、省、市档案部门有关文书档案保管期限的规定和本企业制定的《企业管理性档案保管期限表》的规定，准确地判定每一份文件，分别定为永久、长期、短期或者永久、30年、10年 归档文件保管期限的判定必须尽可能准确、客观 如××公司为例，将同一年度的文件材料按保管期限分开 以××公司为例，将同一年度的文件材料按保管期限分开 5、装订 以件为单位进行装订。 修裱破损文件：使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行 “修补” 或 “托裱”。 复制字迹模糊或易褪变的文件：对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等复制。 5、装订 超大纸张折叠：对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；文件页数较多时，宜单张折叠。 去掉易生锈的金属物。 将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或或左侧装订。也可用白乳胶粘接。 短期/10年的可不拆钉。 5、装订 每一“件”内文件的装订顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，外文本在后；有收文处理单的可作为文件首页。 关于文件处理单的归档 收、发文的文件处理单均应保存，其排列位置视处理文件时的实际情况而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；处理单应计入文件总页数中；处理单的幅面小于16开的，也可不要求托裱。 6、编制页码 在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码 文件中有图文的页面为一页，空白页不编号。 自身有页码的文件不再重编页号。 编制页码——只编没页码的部分 多页的文件处理单，需编制页码； 单页的文件处理单，可不编页码，但要计入文件总页数； 凡没有页码（单页除外）的，均需编制页码。 各部分已有独立页码的，只需合并计算页数。 7、排序：先将同一保管期限的文件分别排在一起 在同一保管期限内，再把同一问题、文号的文件排在一起。 文件排列时注意： 尽可能将有内在联系（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）的文件材料排在一起。 8.编号 大流水编号:每年只编永久、长期/30年、短期/10年 永久1-27件 30年1-55件 10年1-48件 编号要求： 不重不漏。 每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在该年度已归档文件之后编号归档。 9、盖档号章 在文件首页上端的空白位置加盖档号章并填写档号章中的相关项目：全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号 档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方 档号章格式及填法：含义：区档案局2007年文书档案永久第一件 图例： 档号章 全宗号：档案馆给立档单位的代号； 年度：公元纪年，四位数； 保管期限：简称或代码（1、2、3） 件号：文件的排列顺序号（不重号、不空号）； 机构：机构名称或其规范化简称（不分机构编流水号时可不填写） 10、电脑著录 把所