会议管理与组织概述.pptVIP

2019-2-3 《会议管理与组织》 大至一个国家，小至一个企业，都在会议里决定其基本走向…… 花在开会上的时间越来越多…… 开会的频率越来越高…… 每天都在开会…… 在浪费时间的事情列表上 会议居于首位。 会议通则 第一章 会议的时间管理 不要迟到 不要随意变更会议时间 严格按照议程进行，不要超时 会议失效的原因？ 目的不明确 责任不明确 事后无跟踪 会议准备 第二章 是否一定要开会 可以直接决策 已经有例会 决策者无法出席 有更好的方法 必须要开会 复杂信息传递多人 集思广益，参与决策 听取汇报 分派任务 确定会议目标 可实现什么 而不是要做什么 安排谁来参加会议？ 有贡献 有影响 有提升 确定会议议程 书面化 会议主题明确 议程与主题对应 参与人员与主题相关（4-8人） 会议时间长度（不超过2小时） 指定记录人 会议议程示例 《标准化作业流程》推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼大会议室 与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。 主持人：区经理 记录员：行政助理 1、15：00-15：15   《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理 2、15：15-15：45    推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。 3、15：45－16：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法 会议资料： 《标准化作业流程》 小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。 请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。 时间：五分钟 会议议程示例 人力资源体系建设会议议程 会议议题：研讨公司人力资源体系建设方案 会议时间：3月21日（下周一）14：00-16：00 会议地点：三楼大会议室 与会人员：人力资源部员工、各单位人力资源机构人事负责人。 主持人：人事科科长 记录员：人事专员 1、14：00-14：15   会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长 2、14：15-15：10    讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。 3、15：15－15：45 各模块讨论提出行动计划 4、15：45-16：00 人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。 确定会议安排 时间 地点 座位 发布会议通知 通知方式 通知时间 必要的背景资料/事先完成的工作 书面用语 会务准备 No. 工作项目 责任人 核查 No. 核查 责任人 核查 1 选择会议地点 　 　 11 服务员指导工作 　 　 2 会议项目 　 　 12 会间摆放（点心、水果） 　 　 3 会议时间 　 　 13 PPT提示，指引牌提示 　 　 4 活动负责人 　 　 14 娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球 　 　 5 活动作业分工明细 　 　 15 会议通知 　 　 6 会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰） 　 　 16 预算申批、借支票 　 　 7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求） 　 　 17 会务通知 　 　 8 用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求） 　 　 18 购买用品、水果 　 　 9 车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车） 　 　 19 房间安排 　 　 10 借还设备-- 　 　 20 接听电话、安排事情 　 　 　 投影机（1） 　 　 21 文件发送、传递信息 　 　 　 投影幕（1） 　 　 22 会场应急 　 　 　 无线麦（1） 　 　 23 会后结帐 　 　 　 电子白板（1） 　 　 24 设备整理 　 　 　 激光笔（1） 　 　 25 费用报销 　 　 　 白板笔（1）、白板擦（1） 　 　 26 会务记录 　 　 　 笔记本（1） 　 　 　 　 　 　 　 打印机（1） 　 　 　 　 　 　 　 照相机（1）、摄像机（1） 　 　 　 　 　 　 　 插线板（1） 　 　 　 　 　 　 　 剪刀（1）、订书机（1） 　 　 　 　 　 　 会议主持 第三章 会议常见角色 十八大 会议常见角色 参与者 决策者 主持人的职责 营造和谐气氛 严格按照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 强调会议纪律 主持人“三要” 思路清晰敏锐 善于言辞表达 幽默感 主持人 “四不” 不要独占发言 不做火爆辣椒 不要加入冲突 不要放弃控制 主持人 “五保持” 保持和谐 保持包容 保持客观 保持肯定 保持议