管理文秘2013第五章.pptVIP

授课教师：张驰 Tel:661029 Emali:zhangchi@wzmc.edu.cn 目录 案例分析 八面玲珑的米兰秘书 会议议程： 　 会议由市委书记、市长分别主持。 　　第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言； 　　第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)； 　　第三天继续分组讨论； 　　第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。 时间安排考虑人的生理规律； 每周一次例会，通常放在周末下午，有利于承上启下； 一年一度职工代表大会，易于年初召开，总结上年工作，部署下一年工作； 会议的时间限度； （3）大中型会议的议程 案例——北京奥运会的餐饮 北京奥运会期间，有来自200余个国家和地区奥委会的超过1万名运动员来到北京。北京奥运会期间预计要为注册人员及现场观众日均供餐1300万份。 餐厅按照70%西餐、30%中餐比例配备菜品，并且菜单8天一个循环周期。餐厅提供丰富的犹太餐、清真餐、印度餐等菜品，并有明显菜单标牌提示。 奥运村的运动员主餐厅内设有4大餐区：国际餐区、地中海餐区、亚洲及中国餐区。 奥运食品的运输车在行驶途中的位置及车厢内湿度、温度实时受到监控，一旦偏离路线或温、湿度超标，监控系统会发出警报；当它经过奥运场馆大门时，门口安装的RFID射频识别系统会将车内所载食品的生产厂家、物流公司乃至种植养殖地点等信息逐条显示；所有的奥运食品都贴有电子标签，轻轻一扫即可知道该食品从种养、施肥以及在加工、运输、包装、分装、销售等过程中的相关信息。 二、组织签到和登记 签到目的：了解到会人数 签到地点：宾馆或会场入口处 签到时间：会议开始前（提前量要视不同会议有区别对待） 签到负责人：会议组织筹备工作人员（秘书、前台接待） 签到方法：签到簿、签到卡 签到时还要把相关的会议文件资料袋和其它物品发放给会议代表 三、会议记录和必要的录像工作 是否在会议上做会议记录或录音由组织领导决定。一旦有要求，则在执行过程中要注意会议记录的真实、准确、完整。 四、会议设备的操作和维护 会议设备专人负责 设备安装选择要科学合理 五、做好会议记录工作 1、为会议记录做好准备工作 记录工具、议程表和相关资料的准备 多种记录方式的并行执行 2、会议记录的内容 会议描述：类型、时间、地点、日期 与会者名单：主席名字在最前，办事员名字在最后 缺席者的请假单、姓名 记录的主体内容：上次会议记录、会议记录问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期 主席、记录员签名 3、会议记录方法 记录重点：主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论等 漏记内容可做记号，会后根据录音资料补充完整 与会者的建议、意见要把人名记下 4、会议记录修改 定稿打印前交领导签字批准 与会者指出记录错误要经会议批准才能改正 会议记录一经签名，任何地方不能改动 第三节　会议中的工作 5、会议记录要求 真实、完整、简洁、准确 6、会议记录结构 标题：会议名称+文种 正文：首部——会议概况 主体——会议内容 ①会议议题（多个议题，议题前加序号） ②发言人及其发言内容（每个人时都要另起一行，姓名+：） ③会议决议（决议分条列出，有表决写明表决方式和结果） 结尾——另起一行，写明“散会”注明时间 尾部：右下方注明“主持人”（签字） “记录人”（签字） 第三节　会议中的工作 例文 天地公司项目会议记录 时间：2004年6月10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司直属部门经理 主持人：赵亮（集团公司副总裁） 记录员：董晴（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题… 二、发言 第一分公司齐总：该项目选址应该在…. 第二分公司刘总：该项目应该以体育健身为龙头，带动餐饮…. 市场部郭总：汇报市场调查与预测… 财务部黄总：汇报公司资金状况…. 三、决议 1-4…… 四、散会（上午12时） 主持人 XXX