主管人员如何进行预算管理(1).pdf

主管人員如何進行預算管理(1) 陳宗賢老師 管理者管理技巧錄影帶 我們今天所要探討的課題是：部門預算管理的方法。常常很多人問筆者：「預 算重不重要？」此時筆者多半不會直接、正面強調預算有多重要，但筆者會提醒 他：「你想不想知道你的企業在未來的一段時間能賺多少錢？」這句話往往也引 起在場許多其他人的興趣。企業預算其實就是在做這件事，不能把它單純的當成 會計作業的一部份。其實在企業經營過程中，預算扮演非常重要的角色，比如說： 營業團隊的貢獻如何？是要用數據來分析的；生產團隊的表現如何？也是要用量 化的數據分析；公司的任何一筆收入、支出都可用數據來分析…但傳統上許多人 以為預算是會計單位的事情，所以今天要安排這個課程，以提供企業界參考。 預算的觀念與做法並非會計財務單位的事情，是企業體中所有人應該要有的 認知，但目前大多數企業沒有這些觀念與認知，使得預算管理無法落實去運作與 執行，使得企業的經營結果成效總不能於事前、或過程中立即獲知掌握，往往在 事後才能知道，要改善則為時已晚。 在筆者這 20 年來擔任專業總經理的角色過程上，多半都是用這樣的方式讓 業主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業交由我經營，他們會得到什麼 樣的成效與預期。”同樣筆者經營企業時也會引導團隊，並訓練、規劃、安排使 每個同仁了解預算管理關係到他們每個人工作的績效。預算實是每個企業都要重 視的。 現在先不談整個企業的預算，先談部門的預算，然後再由小彙總到大則成為 整個企業的預算。一個企業團隊推動預算制度時，企業團隊的預算規劃應如何進 行？第一點就是要有年度計劃，計劃經營一定要做，計劃經營即是年度計劃的推 動實施。企業若已實施年度計劃，則預算管理是很容易導入的；若企業未實施年 度計劃，現在雖已進入年度中，仍可導入練習。 筆者經營企業通常在事情開始前以及每個階段完成時，就即時知道損益。筆 者所主持企業在今天中午，就知道昨天的總損益，而且不一定要電腦化，用手做 就能達到效果，雖非 100%的準確，但可達 95%的準確度以上。很多人認為不可 能，但筆者覺得這境界並不難，關鍵其實只是在懂不懂得做？有沒有方法？年度 計劃是做預算的第一個要項。 傳統上很多企業對預算的認知，都是用所謂傳統預算制，也就是公司的很多 預算乃交由財會部門，將去年的數據加加減減成今年的數據，非常不準，經常要 修改，此為傳統預算制的弊端。 筆者經營與輔導企業，鼓勵大家用零基預算制。零基預算制又叫歸零預算 制，意思是企業開始運作之前預算歸零，開始運作時有預算產生，期間終止時又 歸零，這樣運作的過程給我們很好的引導，預算的編擬、執行不能用過去的數據 來加加減減，要以這個時段要做的事情為基礎來編預算。 以零基預算編製法來編製預算準確度相當高。除非公司過去從未按零基預算 做過，第一次做會有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會抓得準。 1 另外還要提醒第二個重點，那就是零基預算要準，必須要各部門配合，絕不是財 會部門一個單位就能做到，財會僅是彙總各部門的結果 ，這是預算編擬的前提。 這也是為何今天本課程命名為部門預算的原因。零基預算要推成功一定要各部門 做。 零基預算由各部門開始，它又要有任何的執行依據的話？那就是要有年度計 劃。零基預算要抓得準，一定是從各部門開始，此為計劃經營的運作方法，即經 營企業要按計劃經營，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會不準。然後還有些企業 因不準而放棄預算的編擬，只是抓一個概略的數字就運作了，非常可惜。 年度計劃的推衍從總目標來，總目標推衍出部門年度經營計劃，然後再展到 單位年度工作計劃，最終再展到個員年度工作計劃，這就是計劃經營的架構。通 常對於一個公司預算編擬的過程到部門年度經營計劃即可。 當部門提出部門年度經營計劃要同時提出部門經營預算書，而部門年度經營 計劃的主要內容有下述 4 部分： (1) 部門目標 (2) 執行計劃 (3) 預算 (4) 執行計畫表 其中部門目標、與執行計劃，此兩者關係到預算，也就是說關係一個部門的預算 最重要的在這裡。所謂執行