初阶班档案保存之价值与意义研习心得.DOC

教育部委託成功大學辦理檔案管理研習班—初階班（第2期）研習心得 參加日期 102年7月24日 參加時間 上午09:00~16:30 參加地點 成功大學博物館2樓多功能教室 參加人員 文書組林福順 撰寫人 文書組林福順 參加心得 教育部委託成功大學辦理檔案管理研習班初階班，研習課程自7月10日至31日每週三（即7/10、7/17、7/24及7/31，計分4天上課），上課地點在成功大學博物館2樓多功能教室舉行，上課時間為上午9:00至12:00，下午13:30至16:30（共計6小時）。 教育部利用暑期期間進行研習課程，本次為第三次上課今天上午研習課程為「檔案保存之價值與意義」（參訪），講師由成功大學陳政宏副教授及郭美芳助理研究員講授： 非公文檔案保存 參觀成大勝利庫房工作室 看無酸紙盒製作 保存文物臨時櫃體 非公文檔案維護 文物庫房外參觀 看修復前後範例 典藏維護講解 檔案應用：展示 日治時期校史展 省立工學會時期校史展 校史檔案展看板及資料 校園環境變遷3D展 檔案應用：研究及出版 成大的美麗與哀愁 鳳木會報 校史叢書 下午研習課程為「檔案入庫保管與設施建置」，講師由檔案管理局檔案典藏組張玉華組長講授： 前言 相關法令適用 檔案管理重要流程 檔案保存維護意涵 檔案保存維護原因 庫房管理意涵 檔案庫房設施建置 庫房設施建置介紹 檔案保存維護工作 危害檔案的外在因素類型 危害檔案因素與庫房設施 庫房設施建置規劃 評估空間需求 檔案庫房設置需求 編訂計畫、爭取經費 設置優先順序建議 檔案庫房設置注意事項 檔案庫房設置或改善之委外方式 檔案庫房建置－參考資料 庫房選址 庫房的空間規劃 防水、防潮措施 消防設備 保全設備 機電設備 空調設備 庫房出入管制與安檢 檔案入庫保管 檔案保管的定義與目的 檔案保管作業 （1）檔案整理 （2）檔案存放 （3）檔案清查 （4）庫房安全維護 研習心得： 本次研習參觀成功大學文物儲藏室及勝利庫房工作室，由於庫房工作室空間容納人數有限，所以分成二組進行參觀行程，除了控制庫房工作室內部環境外，也禁止攜帶大件提包、背包進入，並禁止攜帶食物及飲水進入。 進入庫房工作室為確保文物不受污染須更換穿無塵拖鞋才可進入，並僅可聽工作人員解說不可觸碰文物，拍攝時不得使用閃光燈，拍攝之照片，不得公開，若需公開必需取得校方同意後，始能公開。 文物儲藏室需保持恆溫（規定需攝氏27度以下）及恆溼（規定相對濕度需60％以下），當天溫度保持23度、相對溼度在50％，為考量開放對溫、溼度造成變化，因此僅於文物儲藏室外解說，其建置之規劃、保護、分類…等，及考量防水、防潮、消防、保全、機電、空調…等設施。 檔案管理重要流程為點收、檢疫、入庫、立案編目、上架保管、檢調應用、清理（清查、銷毀、移轉）、安全維護，除檔案庫房建置及危害檔案的因素需注意外，檔案庫房管理維護也必需要落實。 危害檔案的外在因素有立即毀滅性（地震、地震超載、水患、火災），長期漸進性（不正確的溫度及相對溼度、光害、有害氣體、灰塵、有害生物、菌、蟲、霉），其他類型（不當放置、偷竊或不當使用等人為因素）。 檔案清查即掌握檔案典藏狀況，如有破損，需立即修護，如有保管不善情事（危害檔案因素或遺失），需立即檢討，有機密檔案解降密檢討作業，及依法辦理銷毀、移轉作業。 檔案管理局及檔案法於91年設立、施行，教育部要求檔案目錄需於97年底前完成彙送，後續本校檔案室整修、檔案重新整理上架及檔案掃描工作陸續展開，目前尚有一半（即25年）檔案尚未完成整理，檔案掃描亦需進一步確認，因人力有限，本次課程後尚須瞭解以往分類情形後，進行檔案室清查及整理工作。 建議： 初窺檔案保存及其價值與意義，對危害檔案的因素有所瞭解，今天的公文二、三天後即是檔案，今日檔案將是未來國家（學校、機關）的歷史，需做好庫房及檔案管理。