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文件材料归档范围及保管期限划分方法(文书档案)
永久保管期限
(一)本单位文件材料
1、总结类(记录反映单位一年工作情况历史凭证):
⑴年度工作总结(每年县委办政府办及上级主管部门都要求报)。
⑵党(委、组、总)支部工作总结(每年都报组织部、机关党委)。
⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报(每开展活动后上级主管部门都要求汇报)。
⑷年鉴(每年都报县志办)。
⑸单位大事记、历史沿革(每年县委办和档案局都要求撰写)。
⑹领导班子及成员述职述廉报告(每年组织部和纪委都要求报)。
⑺年度统计报表(业务主管部门每年都要求报送)。
花名册类(涉及人的历史身份证明之用):
⑴干部职工花名册(每年都报县人事局和组织部),
⑵党团员工会花名册(每年都报机关党委、团县委)。
⑶干部任免审批表(每年都报组织部)。
重要会议材料类:
⑴会议纪录、会议纪要(反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题,每年绩效考评都检查的项目)。
⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。
4、重要活动材料。年内开展几个重要活动方案、总结。
5、本单位下发重要红头文件(部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等)。
6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。
7、对下级重要问题请示的批复。
8、与外单位鉴定重要协议(合同)书。
9、与下级签订业务责任书。
10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。
(二)平级单位文件材料
1、年度考核结果文件(县委组织部和人事局每年都下发,涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题)。
2、年度预算通知文件(县财政局每年都下发)。
3、新录用、调入干部职工的调令,党团组织关系转移介绍信(涉及人的身份资格权益问题)。
4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。
(三)上级单位文件材料
1、县委(办)县政府(办)县纪委及上级业务主管部门下发编制、任免、表彰、处分本单位和个人的通知文件、通报(为日后查证单位人员的职务职级等身份证明需要)。
2、上级党委政府和业务主管部门部署工作重要文件,下达项目通知文件,下达任务指标文件。
3、以县委县政府名义下发属于主管业务的文件。
二、30年保管期限
本单位文件材料
半年工作总结汇报。
股室年度工作总结、报表。
编发简报。
单位一般行政审批、行政执法、案件查处等行政管理业务材料。
作为协办单位下发文件。如工会、妇联、团委、科协等单位联合下发文件,排在第二位以后就是协办单位。
年度考核干部职工上报的相关材料。
重要问题调研报告。
向上级报送的一般业务问题请示及批复。
答复人大代表议案和政协委员提案。
给相关单位出具相关证明及意见等一般问题的复函。
下级单位文件材料
下级报送任免处分文件。
下级报送重要问题材料。
上级单位文件材料
上级业务主管部门下发的法规政策性文件材料(在10年以上可能贯彻执行的规定。如关于****规定、管理办法、验收办法等)。
2、上级业务主管部门下发涉及本单位工作进度的通报。
3、中共中央、国务院,自治党委政府、市委市政府、县委县政府关于就单位主管业务下达的常规性工作部署文件。
三、10年保管期限
本单位文件材料
季度、月总结汇报,月报表(特殊行业例外,如计生月报表为永久)。
单位日常工作安排、工作方案、通知等。
单位请假条、考勤登记表。
不属于本单位主管业务情况汇报,如县委县政府安排中心工作、各部门要求报送的工作汇报。
普通问题的请示(资金量少的向县政府经费请示等)。
下级单位文件材料
下属上报年度总结汇报。
下级有关重要问题调研报告、情况反映。
有领导指示和办理的群众来信来访件。
上级单位文件材料
上级业务主管部门下发一般性、临时性工作安排的文件。
上级业务主管部门召开的会议材料。
上级业务主管部门下发的会议培训通知。(要求报送总结、调研材料的通知不保存)
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