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如何完善的制定会议方案 一、明确职责任务： 会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会 议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集 方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工 作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足 会议的需要并达到会议预期目标。 二、制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工 作;确定各项工作的时间安排。 三、交通费用： 1、 出发地至会务地的交通费用一一包括航班、铁路、 公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通; 2、 会议期间交通费用一一主要是会务地交通费用，包 括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商 务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使 用的预定交通； 3、 欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、公路、 客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 会议室费用: 会议室费用: 1、会议场地租金一一通常而言，场地的租赁已经包含 某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、 白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵 盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要 加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 2、会议设施租赁费用一一此部分费用主要是租赁一些 特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、 会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要 支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与 维护费用。 值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出 具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最 适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会 议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很 大。 3、会场布找 4、其他支持费用一一这些支持通常包括广告及印刷、 礼仪、祕书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系 等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找 这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果 让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专 业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各 项要求，并单独签订服务协议。 五、住宿费用： 住宿的费用应该非常好理解一一值得注意的只是住宿 费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税 金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专 业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与 酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务 项目有关一一譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、 一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。 应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 六、餐饮费用：会议的餐饮费用可以很简单，也可以很 复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 1、早餐：通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐, 费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料 的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%, 否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算一一而改为按预 定人数收取费用 2、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取 人数预算一一自助餐形式，按桌预算一一围桌式形式。如果 主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会 收取一定数量的服务费用。 3、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐, 餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水 消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴 会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 4、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算 时可提出不同时段茶歇的食物.饮料组合。承办者告知的茶 歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服 务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为 西式与中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶.西式点心、 水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、 咖啡、水果及点心为主。 5、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可 能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很 容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其 预算可能需要比较长的时间确认。 七、旅游费用：通常再会议结束以后会安排与会代表参 加当地特色的旅游活动，一般来说可以找一些旅行社来安排 会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和天数报价。 八、设备视听费用: 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。 如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预 算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算; 设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展 服务商代理；音源一一主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主 办者可自带，