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采购部操作流程图 采购是保证企业进行产品开发，保证质量，提高生产效率，进行成本控制的关键环节。 然而，很多企业出现采购管理疲软无力、混乱不堪的局面，或者运行效率低、成本高，给企业造成很大的损失。企业特别是中型或大型的企业，为了企业的正常运行，必须健全采购管理组织和采购管理流程。 一般来说，采购管理包括采购计划、采购申请单的下达、执行、到货接收、检验入库到采购结算的全过程，采购部需对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。 为达到这一目的，企业应对采购的每一阶段都建立相应的流程，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，这有利于采购管理工作的顺利开展。 下面是采购管理中的几个常见流程，仅供参考。 采购管理总流程 序号 总经理 财务部 采购部 相关 部门 相关规程/表单 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 6 6 7 7 8 8 审批 审批 审核 审核 审批 审批 审批 审核 审核 付款入账办理结算 付款入账 办理结算 编制采购计划 编制采购计划 询价议价 询价议价 选择供应商 选择供应商 起草合同 起草合同 绩效评价办理退货合格组织验收签订合同跟催监督下订购单 绩效评价 办理退货 合格 组织验收 签订合同 跟催监督 下订购单 申请采购备货配合 申请采购 备货 配合 供应商调查表、供应商质量评价表采购绩效考核表、采购评价报告采购物资验收报告、入库单、购结算申请单、采购发票及单据、退货单采购合同采购申请单、 供应商调查表、供应商质量评价表 采购绩效考核表、采购评价报告 采购物资验收报告、入库单、购结算申请单、采购发票及单据、退货单 采购合同 采购申请单、 采购计划书 采购订单、 货物催交单 询价记录表、比价议价记录表 采购管理总流程说明 流程节点 责任人 工作说明 1 编制采购计划 采购部 汇总整理各部门提交的请购单，制订采购计划，并应与相关人员沟通确认 审核 财务部 审核是否在预算内以及相关信息的准确性 审批 总经理 审批是否同意采购计划 2 询价议价 采购部 收集市场调查信息和资料，选择合适的供应商进行询价，询价结束后，应与供应商进行比价和议价 3 选择供应商 采购部 根据供应商开发、选择标准选择供应商，通过初审的供应商，要求其提供样品进行检测或试用，并填写供应商质量评价表 4 起草合同 采购部 根据谈判和磋商结果确定采购合同的内容、格式和具体要求 审核 财务部 审核采购合同相关条款 审批 总经理 签字审批 签订合同 采购部 合同审批后，与供应商签订正式合同 下订购单 下达订购单 5 跟催监督 采购部 1.了解供应过程是否正常，确保能按时交货。发现交货延迟等状况时，采购员应及时进行催交、补救 2.供应商发货后了解承运人的相关信息，跟踪货物在途中的状态 6 组织验收 采购部 1.组织通知质量部检验，并将厂商、品名、规格、数量以及验收单号码填入检验记录表 合格 采购部 1.交货判定合格后，将货物标识合格，填写检验合格单，并通知仓储部办理入库手续 2.质量部验收不合格的货物，由采购部进行退货处理 7 办理结算 财务部 审核采购货物的发票和单据，与合同条款对照，确认无误后办理付款手续，并向供应商索要货物发票和货单；财务付款结算前，必须由总经理审批签字 付款入账 财务部 审批通过的合同按合同规定的时间、方式办理付款，并入账，同时更新财务帐 8 绩效评价 采购部 对采购效果进行评价，评价采购人员的绩效和部门绩效，并对供应商进行评审 采购申请管理流程 序号 总经理 财务部 采购 经理 采购员 相关部门 相关规程/表单 1 1 2 2 3 3 4 4 65 6 5 审批 审批 审核 审核 审批 审批 采购到所需物资执行采购采购预算汇总采购需求库存调查否 采购到 所需物资 执行采购 采购预算 汇总采购 需求 库存调查 否 替代品采购申请填写采购申请表提出采购申请入库使用 替代品采购申请 填写采购申请表 提出采购 申请 入库 使用 采购需求计划、采购计划书采购需求汇总表采购管理制度物资请购单采购合同订购单 采购需求计划、采购计划书 采购需求汇总表 采购管理制度 物资请购单 采购合同 订购单 采购申请管理流程说明 流程节点 责任人 工作说明 1 提出采购 申请 相关部门 1.各部门应根据日常经营活动需要，提出采购申请 2.各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容 2 汇总采购需求 采购员 采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析，制订采购计划 3 库存调查 采购员 查核采购物资库存情况 4 采购预算 采购员 进行采购预算，上交采购经理审批 审批 采购经理 审批采购预算 审核 财务部 对采购申请进行预算复核，并交总经