第一章-办公室日常事务管理.pptVIP

CAPC岗位能力之—“办事”“办文”“办会” 课程介绍 （一）办事：规则与技巧 办公室常见工作与相关事务。包括： 1、办公室日常事务：办公环境、印章管理、邮件的收发和管理、接待工作、办公用品的管理及突发事件的处理。 2、公关活动的组织：各种活动的组织和实施 3、信访工作的管理：处理来信、处理客户投诉 4、调研工作的组织：信息的收集和管理 5、协调各种关系：上下级关系、同事关系和外界关系 6、保密工作：文件和会议的保密 　　 课程介绍 （二）办会：流程与细节 主要包括会议筹备工作，会间的组织及会议善后工作的基本流程及各项具体工作的操作方法。 课程介绍 （三）办文：规范与方法 文书的处理和文书撰拟 工作计划、工作总结、演讲稿、发言词、通知等各种文书。 办事篇： 财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天，老总急着要那份材料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料，立即说回来后马上给她送过去。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：     a、严肃地对李经理说：“是老总让我来取的，你可不要不当回事呀！”     b、问李经理大概什么时候能回来，回来后能不能马上把文件送回来。李经理说一个小时之内回来，回来后一定将材料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。     c、听完财务部经理解释后，秘书叮咛地说：“你可千万别说话不算数呀！”     d、秘书带着恳求的口气说：“李经理，我求你回办公室给取一下吧，不然我没办法向老总交待！”     e、秘书爽快地说：“行，回来后就马上给我电话！”     二、问题      对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。    试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当？具体应当怎么做？应注意什么？ 　　某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考四种处理办法： 　　一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办； 二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理； 三是自己立即到现场去做紧急处理； 四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏 第一章 办公室日常事务管理 办公室 含义： Office： 处理一种特定事务的地方或提供服务的地方，是提供工作办公的场所。 协调左右 办公室的职能 沟通内外 承上启下 办理日常行政事务 第一节 办公环境的维护 办公环境 含义：是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合 分类 人文环境包括文化、教育、人际关系等因素 自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、 光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素 ★办公环境的维护 办公室所在写字楼 1、应坐北朝南，北面的大楼最好比写字楼更高些，南面应视野开阔 2、应紧靠路边，进出方便，寓意财源通顺。 3、底层最好是银行，但门应分别进出。 4、大门不能冲着路口，尤其是几条马路的交会处——中流砥柱，压力太大，疲于应付，很难成事。 5、前面不要有高架桥横过——钱财流过无法留下来； 高架桥环绕半圈以上——玉带环绕的旺相，值得落脚。 写字楼所在办公室 1、门应宽敞些，但不能做成三扇门，即使其中一扇只是装饰。 2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情； 光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。 3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。 4、避免在梁下安排座位或办公桌——天降横祸。 5、良好的自然通风条件。 ★办公环境的维护 ★办公环境的维护 办公室照明和色彩 照 明 灯光分布应均匀，灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯 色 彩 黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平和，红色使人兴奋。 一般用白色—布置任何装饰物的最好底色 选用同样的灯具，否则会相克 室内温度应保持在20-25摄氏度 ★办公环境的维护 办公室地面和设备 地面 地毯 地板 设备 办公桌是多平面转角平台，人坐在中间，左上方放置电脑、右下方设置抽屉。 办公桌椅的样式、规格、颜色应保持一致。 地砖 大理石 办公室地面 ★办公环境的维护 办