来访客人接待管理规定.docVIP

文件名称：接待管理规定 版 本 号：A0 批 准 审 核 编 写 适用范围：所有外来来访客人 页 次：第 PAGE 5页 共 NUMPAGES 5 页 陈国山 文件编号：TM-WIP-AD-032 生效日期：201 PAGE 1.0目的： 规范公司的接待管理工作，更好的传播公司文化，展示公司实力，提升企业形象，秉承热情、周到、高效、节俭的原则。 2.0 范围：所有外来来访人员。 3.0 职责： 3.1行政部保安大门1号岗：保安员负责联络确认来访人员的来访部门被访人来访事宜，经被访人同意后做好登记手续（填写《访客单》和发放《来宾证》、《来宾停车证》，登记时注意询问和登记好来访客人是否有自带物品，以便来访客人出门时便于检查），并将来访人员带至前台文员处，告知前台来访客人来访部门和被访人。注：登记和指挥车辆停车时保安应热情、礼貌，例如先行敬礼，询问：你好，请问有什么可以帮助您的/麻烦您请出示您的证件，我们给予您登记；登记完后例如说：您好请跟我来/您好请将您的车辆停放在指定位置，我带您到前台接待处等文明礼貌用语。 3.2 行政部前台文员接到保安带来的来访客人后应热情接待、周到服务，妥善将客人安置在洽谈室，并送上茶水，通知来访部门被访人员前来洽谈室接洽来访人员。 3.2.1.如是来访人员是拜访总经办总经理和各副总的，经大门1号岗保安 3.2.2来访客人如是拜访采购部门、财物部门和国际销售部门的前台应将客人带至2楼洽谈室 3.3各部门：被访人接到前台电话应及时前来前台与行政部前台文员交接，并在交接表上签名确认已经进行交接，所有洽公业务均需在洽谈室会晤。 3.3.1 3.3.2 3.3.3 来访客人是客户住厂代表或因业务需要长期或临时解决食宿的如验货员、维修设备、厂房和其他设施等工作的，相关部门应出具联络单提出需求给到人事/行政部门，由人事部门制作识别证，行政部门安排住宿和就餐卡（长期驻厂客户代表住宿安排房间B栋宿舍301、302两间房配置寝具和日常生活用品；供应商临时住宿安排房间A栋宿舍202、203两间房，配置寝具，日常洗簌用具自备 3.3.4被访人员应提醒来访客人，未经允许不拍照。 4.0 内容: 4.1 接待分类 4.1.1接待主要分为：国家领导和重要政府部门领导人、公司领导重要客人和重要客户人员及一般性来访客户和供应商 4.2 接待等级 4.2.1 A级贵宾接待：指国家领导人和省、市政府重要领导的接待、公司领导重要客人和公司重要重点 4.2.2 B级普通接待：指当地政府领导或各职能部门领导及或政府部门检查工作的相关人员、国际、国内客户或供应商以及因相关特定工作受公司邀请的人员（如体系外审协助公司审查邀请的老师） 4.2.3 C级一般接待：指一般性的来访客人 4.3 接待程序 4.3.1 省、市、地 4.3.2 国内、外重要客户接待由销售部、国际销售部相关负责人根据参观的实际情况填写《客户接待方案》 3.3 接待内容 序号 接待级别 接待具体人员 接待标准 备注 1 A级 （贵宾接待） 国家、省、市领导 公司领导重要客人、客户 行业相关领导及特邀领导 主要业务企业领导 其他特殊人员等 1.住宿、订餐根据公司领导视具体情况而定； 2.陪同人员遵循“对口接待、级别相当”原则，可邀请公司高层领导，部门、相关部门经理等接待陪同； 3.接待车辆：高级用车或商务车辆； 4.会议室布置：水果、茶、矿泉水、投影、宣传片，其他物品视情况而定。 5.欢迎方式：欢迎横幅、牌匾 2 B级 （普通接待） 地方政府领导 国外、国内普通客户人员 其他人员等 住宿、订餐根据公司领导及销售 部门的具体情况而定。 陪同人员根据公司领导及部门领导 的工作情况而定。 接待车辆：根据业务需要安排商务车 接送。 会议室布置：矿泉水、投影、宣传片 5.欢迎方式：牌匾 3 C级 （一般接待） 1.地方政府办事人员 2.公司各部门一般业务接待 3.其他人员等 1.住宿、订餐根据公司对应部门视情况而定。 2.陪同人员由对应部门负责。 3.会议室由对应部门根据实际情况联系行政部安排。 3.4接待流程 就餐安排领导接见迎宾接待申请参观详细确认确定接待界别联系相关部门安排接待人员布置会场住宿预定就餐预定 就餐安排 领导接见 迎宾 接待申请 参观详细确认 确定接待界别 联系相关部门 安排接待人员 布置会场 住宿预定 就餐预定 车站（机场）接车 车站（机场）接车