高效的时间管理培训课程课件_2资料.ppt

分析三：时间清单分析 目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的 方法：运用《时间清单分析表》（附件） 内容： 计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 …… 分析四：工作清单分析 目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何 方法：见附件《工作清单分析表》 内容： 时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策 分析五：工作（活动）分项分析 目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 方法：运用附件《工作分项分析表》 内容： 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项 分析六：每周时间分析 目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件《每周时间分析表》 内容： 各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数 分析七：工作分析 目标 分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等 了解自身职位与时间管理的关系 方法：运用附件《工作分析表》 内容 工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求 其他分析 工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析 时间管理的原则 原则一：80/20原则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作 如何坚持这一原则？ 列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到——都想做好 完全主义——都想做完 平均分配时间和精力 原则二：目标ABC A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的 原则三：排列优先次序 紧急 不紧急 重要 不重要 A：紧急 重要 B：不紧急 重要 C：紧急 不重要 D：不紧急 不重要 四象限原理解析 A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件 B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升 C：造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事 D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 时间管理矩阵使用技巧： 不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。 原则四：制订计划 对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单 原则五：养成习惯 Watch your thoughts 注意你的思想 Watch your words 注意你的话 they become words 它会成为你的话 they become actions 它会成为行动 Watch your actions 注意你的行动 they become habits 它会成为习惯 Watch your habits 注意你的习惯 they become character 它会成为你的个性 Watch your Character 注意你的个性 it become your destiny 它决定你的命运 高效时间管理的方法 有效管理时间四大法则： 法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 成功的人都有这样的特点，似乎他们总能够把很多事情安排得很好，也总能够有时间做那些重要的事情。我们能从中学到一些什么呢？ 有一个非常勤奋的中层经理，他的下属非常爱戴他。因为当下属工作不能完成的时候，他总是主动伸出援助之手。他的上司也很喜欢他，因为总是看到他在加班，看到他在勤奋地工作着。但终于有一天，他累得病倒了。等他病好后回到公司，发现代理经理工作很轻松，但部门的效率却提高了。很快，那个代理经理提升了，他却在原地踏步。 经常听到这样的话：当初我要是少玩一点就好了；当初我如果先处理那件事就好了；…… 每天，我们只能有24小时 有一句话叫“死要面子活受罪”。 有这样一种说法，比尔