高效时间管理7092611593资料.ppt

起得最早的人是我；睡得最晚的人是我 应酬最多的人是我；休息最少的人是我 吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是我 吃得最好的人是我；最缺营养的人是我 跑路最多的人是我；运动最少的人是我 陪笑最多的人是我；快乐最少的人是我 住店最多的人是我；回家最少的人是我 朋友最多的人是我；心灵孤独的人是我 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我 看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是我 是我是我还是我！ 最令人痛恨的干扰 某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。 他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。 他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。 挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。 回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。 他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了 许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。 优先顺序法则 时间管理矩阵图 重 要 紧 急 重 要 不紧急 不重要 不紧急 不重要 紧 急 A B1 B2 C 重 要 紧 急 紧 急 不紧急 重 要 不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 急 轻 重 缓 不合理的时间配置 轻 35% 缓 15% 重 5% 急 45% 处理危机 明智的时间配置 重 要 不 重 要 紧 急 不紧急 急 重 轻 缓 一般：25-30% 理想：20-25% 一般：15% 理想：65-80% 一般：50-60% 理想：15% 一般：2-3% 理想：1% 时间管理8法 制定规则、遵守纪律 1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。 养成良好的工作习惯 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它； 养成速战速决的习惯； 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务； 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完80%一般。 缩短会议时间的规则 8.限定发言时间，不得超时 7.不打断他人的发言 6.讨论而不争论 5.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任 4.准时开会和结束会议 3.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料 2.守时。无论何时必须准时参加会议 1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者 缩短会见时间办法 一、约定时间； 二、约定时限； 三、事先界定目标； 四、设定“窗口”时间。 提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作； 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email； 除了急件以外, 集中时段回信。 * 打造高效时间管理 请闭目60秒思考这个问题 如果您的余生只剩下3天, 您会做哪3件事情? 假设一个人寿命为72岁 让我们先来做个简单的测试吧…… 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工