安排高效时间资料.ppt

安排高效时间Time Management 引子：你了解时间吗？ 一项调查表明： 工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意义的交流时间平均每天2分钟； 人们一般平均8分钟受一次干扰，每小时约7次，每次大约5分钟，每天大约4小时； 一天自学1小时，3至5年后成为专家。 有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的： 睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年  主要内容 你的时间价值 时间的特性 时间管理矩阵图 拖延时间的借口 时间不够用的原因 有效利用时间的技巧 实践计划 时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 时间管理矩阵图 时间管理矩阵图 时间管理矩阵图 拖延时间的借口 1.「期限未到，急什么？」 2.「它太令人感到不愉快 !」 3.「它很难 !」 4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」 5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」 6.「我现在没心情做这件事!」 7.「我在压力下工作绩效较佳!」 8.「在行动前，我要先休息一下!」 时间不够用的原因 欠缺计划 行事优先级错误 事必躬亲 沟通不良 会议太多 拖延 不好意思拒绝 电话干扰 文件满桌，找不到 出差太多 午餐吃太饱或吃太久 上司找麻烦 有效利用时间的技巧 要事第一 以最终的结果来开始行动 学会说“NO！” 学会对付不速之客 减少冗长的会议 办公桌上的“5S”运动 有效利用时间的技巧 计划你的一天 今日三件事 QA 拖延商数测验 （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 　 拖延商数测验 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意  评分标准： 每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。  请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号？。  文件处置测验 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 文件处置测验 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。 10、客户寄来的一封投诉信。 11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。  结果 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的？，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！  急迫性指数测验 选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）  急迫性测试 1、我在压力之下表现最好。 （ ） 2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致