关于做好2016届毕业生档案归档工作的通知.docVIP

PAGE — PAGE 1 — 关于做好2016届毕业生档案归档工作的通知 各学院： 2016年毕业生档案归档工作已经开始，为确保应归档本（专）科生档案的完整性、准确性和及时性，现将相关工作有关事项通知如下： 一、归档时间 2016年5月至毕业生离校前为我校2016届毕业生档案归档时间，各学院具体归档时间见附件6。 归档范围 1．毕业生学籍表（永久保存） 2．高等学校毕业生登记表 （永久保存） 3．本科生优秀论文和毕业设计（长期保存） 4．毕业生集体合影（永久保存） 5．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。 三、归档要求 1．毕业生学籍表、高等学校毕业生登记表分别以班级为单位组卷，并完成打页号、输入卷内目录（见附件3）等工作。具体要求：页码应打在每页材料的右上角（目录及备考表除外）。在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可。备考表（见附件5）填写后放在每班材料最后，其中应说明班内学生的学籍变动情况，并由负责老师签字。 2．校级优秀毕业设计（论文）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。 3．毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级及人物排序（见附件4）。 4．兼职档案员应在档案室的指导下对归档材料进行分类、整理、排列，并按要求将目录输入档案网络管理系统（南大之星），对于有电子版的材料务必将其相应的电子版上传至档案管理系统。 四、归档流程 1．归档验收：按照《二级学院归档流程图》（见附件7），毕业生学籍表应先在教务处审查验收，加盖教务处印章后，送交综合档案室；其余归档材料直接交档案室。档案移交时，交接双方当面检查，档案室按归档要求进行验收，不符合要求的退回学院，合格后方可办理移交手续。 2．移交手续：各学院移交档案材料时须填写“档案移交目录”（见附件2），一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。 3．移交地点：学校综合档案室（明德楼D804—1）。 4．联系方式办公电话）；161308916（档案业务交流群）。 五、其他 1．分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请在四月十八日前将变动名单报至档案室（未变动的不用交），以免延误工作，具体报送形式见附件一。 2．各学院要充分认识毕业生档案归档的重要性，严防遗失、归档不全等现象的出现。 3．各学院在归档过程中如有问题，请及时与档案室联系。 附件：1. 西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表 2. 西安文理学院档案移交(接收)登记表 3. 学籍档案目录 4. 西安文理学院XX学院XX专业XX届X班毕业生合影说明 5. 备考表 6. 2016年度各学院归档时间安排表 7．西安文理学院二级学院归档流程图 党政办公室 2016年3月26日 附件1 西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表 归档单位 分管领导 姓 名 职 务 联系电话 兼 职 档案员 姓 名 职 务 联系电话 姓 名 职 务 联系电话 归档单位审核意见 负责人签名： （公章） 年 月 日 附件2 西安文理学院档案移交(接收)登记表 序 号 主要内容 所 属 年 度 移交 (接收)日期 移交 (接收)原因 数 量 备 注 小计 其中 永 长 短 移交人(签字): 接收人(签字): 附件3 学籍档案目录 学院（盖章）： 专业： 年级： 班级： 序号 姓名 页码 序号 姓名 页码 移交人签字： 交接日期： 年 月 日 档案室接收人签字： 档案室公章： 附件4 西安文理学院XX学院XX专业XX届X班 毕业生合影说明 拍摄时间： 拍摄地点： 人物排序： 第四排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 第三排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX