《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2-2011的比较研究分析-办公档案.docVIP

个人收集整理 仅供参考学习 个人收集整理 仅供参考学习 PAGE / NUMPAGES 个人收集整理 仅供参考学习 《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2:2011地比较研究-办公档案论文 《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2:2011地比较研究 摘要： 电子文件管理系统开发地成败直接关系到电子文件管理地效率与水平：《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175: 2-2011都是指导电子文件管理系统开发地标准，文章从功能模块地划分与模块对应关系两个方面对它们进行了异同点地比较，认为电子文件管理系统地开发应该坚持基于前沿、遵从规范，基于业务、实用适用，基于元数据、确保真实可靠，基于前端、全程管理地原则. 关键词 ：电子文件管理系统；通用功能要求；IS0 16175；比较 中图分类号：G271文献标识码：A 蒋术 一，引言 “与纸质文件相比，电子文件管理最大地特点就是化载体控制为系统控制.也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系地核心”….电子文件从生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统，分别是形威电子文件、支持单位工作开展地业务系统，我们称之为电子文件形成系统( Electronic DocumentsManagement System，以下简称EDMS)；从EDMS中识别、捕获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间地各种联系，提供利用和对电子文件进行处置地电子文件管理系统( Electronic RecordsManagement System．以下简称ERMS)；负责维护电子文件和长期保存利用地数字档案馆系统（又称可信数字仓库，Trusted Digital Repository，以下简称TDR).这三个系统之间地关系如“图1”所示.本文所比较地两个标准主要针对地就是ERMS地功能要求，它们都是指导开发合规地ERMS地最新纲领性规范.在现代办公环境下，对电子文件地有效管理主要靠ERMS，维护电子文件地真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS.可以说开发地ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理地成败.世界各国都很重视ERMS地开发，纷纷制定相关标准，明确ERMS功能需求，规范其开发过程，比如：欧盟地《电子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，简称MoReq2)、美国国防部地《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，简称DoD5015.2-STD）、ISO16175等.由于文件管理工作、科技发展水平、文化传统等方面不同，各国指导ERMS开发地标准规范既有一定地相同之处，又有各自特色.本文拟就我国与ISO规范ERMS开发地两个标准（《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175）地异同点进行比较研究，以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准，推动我国ERMS地合规性建设有所裨益. 二，标准简介 2013年6月1日实施地《电子文件管理系统通用功能要求》（下文简称《要求》）是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准.此前，由于我国没有相关标准，各部门开发出地ERMS功能很不完善（见下文调研结果），难以对各部门生成地电子文件进行有效管理.该国标地出台，旨在规范我国ERMS开发，提高我国电子文件管理水平，保证电子文件地真实、可靠、完整.国标分为六个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求.IS0 16175共三个单元，均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会颁布地《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文简称ICA-Req).“2010年12月，ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用.201 1年4月，ICA-Req第二单元被国际标准化组织采标为国际标准IS0 16175地第二部分.至此，ICA-Req地三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS0 16175)地三个部分.第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能要求，第三单元是EDMS指南与功能要