00-1《教职工因公出国（境）申请指南》 - 人事处 - 上海外国语大学.docxVIP

00-1《教职工因公出国（境）申请指南》 ? 上海外国语大学教职员工 因公出国（境）OA申请指南 我校教职员工出国（境）审批管理办法见《上海外国语大学教职工因公出国（境）审批管理办法及操作细则》（修订）。 鉴于审批、办理因公护照（港澳台出入证件）及签证（签注）所需时间，出国（境）人员最好自正式出境之日起倒推至少3个月备齐因公出国（境）申请材料通过OA系统报至人事处。 ????一、校内OA申请流程：对外交流—出国（境）申请（教职员工） 1.??拟申请出国（境）人员按要求准备好相关材料，通过OA系统提交所在单位OA审核人员（所在单位不设OA审核人员的，默认发起人本人为审核人），由OA审核人员提交本单位行政负责人审批。行政负责人本人出访，报党总支书记审批。不同部门多人参团，应报每个参团成员所在部门负责人逐一审批。校领导出访一般由对外合作交流处或具体组团单位发起校内OA申请。 2.??部门负责人审批结束后，由OA审核人员提交经费管理部门审批，如：使用科研项目经费的，报科研处负责人审批。 3.??经费审批完成后，由OA审核人员报人事处初审（提交“人事处”），由人事处相关人员提交组织部、财务处、人事处负责人审批。 4.??人事处审批完成后，直接提交校办秘书，由校办秘书呈主管校领导审批。 5.??每个团组设1名团长，1人出访，本人为团长。每个团组设1名联络人与出国派遣科对接后续工作。无特别指定，默认团长为联络人。校内审批结束后，人事处出国派遣科与团长或团组联络人对接，办理相关审批和因公普通护照（港澳出入证件）、签证/签注手续。 6.??教师带队率学生团组出访的，教师和学生分别从“出国（境）申请（教职员工）”和“出国（境）申请（学生）”提交申请流程。 7.??出访人员回国（境）后7天内提交因公普通护照（港澳台出入证件），并在OA流程中上传归国（境）报告（回国境2周内上传），注明已提交相关证件。再将OA表单传回人事处归档。 二、????????教职工出国（境）申请需准备的材料 相关材料通过OA出国（境）申请流程，以附件的方式提交： 1.?请示正文 请示正文请按照正规的报告格式撰写，含标题、抬头、主体内容（时间、国别/地区、事项、事由）、经费安排、落款及日期等要素。相关注意事项如下： ①标题：部门名称+团长姓名+人数+国别/地区+事项，（同表单中的标题），如：英语学院关于×××等3人赴美国参加会议的请示。 ②抬头：人事处并呈曹校长。 ③主体内容包括：出访时间、出访人员、出访任务及背景、访问单位、经费安排等。 ④出访时间应从出境日算起至抵达入境日。 ⑤出国（境）相关经费包括往返旅费、城际交通费（行程中无城际转换的不应安排城际交通费）、住宿费、餐费、公杂费及会务费等，注明每个项目的预算数额（相关国别/地区的住宿费、餐费、公杂费标准请提前向人事处出国派遣科咨询），并提供该团组本次出访总预算金额（人民币）。经费安排应注明来源，明确拟支出经费项目的具体名称。如各项费用来源不同，则需分列，一一说明。例如：“当地住宿费由邀请方提供，往返旅费（×元）、城际交通费（×元）、餐费（×元）和公杂费（×元）共约人民币×元申请从×××项目经费支出”。经费安排应与邀请函中表述一致。 ⑥处级干部（含按处级干部管理的人员）应在报告中说明本年度第几次申请，超过两次应提前向组织部提交书面报告。外事部门负责人、教学科研院所负责人严格根据工作需要安排，不受次数限制。处级干部（含按处级干部管理的人员）作为教学科研人员出国（境）参加学术交流活动不受次数限制。 2.邀请信和邀请信翻译件 ????邀请信一般为PDF或JPG格式，应注意以下要素： ①内容包括：邀请对象（姓名、职务、出生日期、因公普通护照号码，暂无因公普通护照的，提供身份证号码）、访问时间、出访目的和任务、经费安排。 ②邀请函应使用邀请方单位抬头纸，应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（或邀请单位盖章）。 ③某些国家签证关于邀请信有特别要求，请提前登录上海市人民政府外事办公室官方网站了解情况( HYPERLINK /wsb/node466/node499/node500/node572/index.html /wsb/node466/node499/node500/node572/index.html)，或直接向人事处出国派遣科咨询。 ④严格遵守外事对等原则；如：校级领导率团出访，应由对等的邀请方校级领导或单位负责人签署邀请函。 ⑤出访多个单位的，需提交每个单位的邀请函，一个国家至少提供一份原件。 2.信息表?* ①涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公普通护照（港澳台出入证件）。 ②邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。 ③“邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要内容，请