2外来文件控制程序.docVIP

科技有限公司 文件编号：QCP-002 版本：A1 第1页 共4页 附表：6张 外来文件控制程序 作成： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 文件编号：QCP-002 版本：A1 第2页 共4页 附表：6张 履历编号 改订批准日 改订页 改订内容及理由 修改 审核 批准 QCP-002 2011.12.15 第4页 1、5.0增加设备部； 2、版本调整为A1版。 文件编号：QCP-002 版本：A1 第3页 共4页 附表：6张 1.0目的 通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失。 2.0范围 本程序适用于下列外来文件的控制。 a. 顾客提供的技术质量文件。 b. 外来标准和规范。 3.0职责 3.1销售部：负责接收顾客提供的技术质量文件，收集外来标准和规范。 3.2技术部：负责外来文件的控制与管理。 3.3管理者代表：负责外来文件批准引用。 4.0内容 4.1销售部 ：接收和收集顾客提供的技术质量文件，收集外来标准和规范，送技术部由技术部填写《外来文件登记表》。 4.2标识 登记后的外来文件，由技术部加盖红色“外来文件确认章”印章及“×年×月×日”日期印章。外来文件按提供外来文件的厂家分类存放。 4.3批准引用 接收到的外来文件经技术部负责人审定后，交由管理者代表决定是否批准引用。 4.4发放 经批准引用的外来文件由技术部复印发放至有关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章及“×年×月×日”日期印章，发放时需填写《外来文件发放清单》，文件持有人在《外来文件发放清单》中签字并注明日期；文件持有人必须妥善保管文件，原则上不作再次发放，若有遗失，须书面申请并经发放批准人批准方可发放。其它外来文件，一般不作发放，需要时，填写《文件借阅登记表》，并保证在借阅期限内归还。 4.5保管 技术部负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。 4.6更改回收处理 4.6.1顾客的业务结束后，由技术部负责收回所发放的顾客提供的技术质量文件，若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由技术部执行程序的4.1-4.4，收回作废文件并予以销毁，需作留存时，在作废文件显著位置盖上红色“作废”印章，隔离存放；原件（正本）应保留并盖上“失效备查”印章及“×年×月×日”日期印章，并在《外来文件登记表》的备注栏中注明“失效备查”及其日期，便于查阅。当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。 文件编号：QCP-002 版本：A1 第4页 共4页 附表：4张 4.6.2技术部应不定期地向当地的情报部门了解外来标准和规范的更改情况，若有更改由技术部负责收集，并执行4.1-4.4，同时收回原文件作废，并予以销毁。 4.6.3文件回收时要在《外来文件发放清单》的备注栏注明收回日期、数量，文件遗失要注明。 4.7本程序的相关记录由技术部保存。 5.0检查与考核 本程序由技术部组织生产部、品质部、销售部、财务部、采购部、管理部、设备部实施，由管理者代表组织技术部检查。 6.0附则 本程序由技术部归口作成、修改，管理者代表审核，总经理批准。本程序由品质部发布于各部门，版权归属科技有限公司，其它不得侵犯。 7.0附表 7.1外来文件发放清单 7.2外来文件登记表 7.3文件借阅登记表 7.4流程图 科技有限公司 外来文件发放清单 表格编号：QR-JS-001-A 序号 文件名称 文件编号 接受部门 数量 签名 日期 备注 科技有限公司 外来文件登记表 表格编号：QR-JS-002-A 外来文件名称 标准号 递交人日期 接收人日期 存放处 备注 科技有限公司 文件借阅登记表 表格编号：QR-JS-003-A 文件编号 文件名称 借阅 部门 借阅人 管理人 借阅 日期 归还 日期 使 用 保 管借 阅保 存发 放批准引用文 件