EXCEL的六个实用小技巧-办公室公务人员必备.pptVIP

一、“数据有效性” 在日常工作中我们经常需要在某些固定单元格内输入固定值。如果只是使用手动输入的话，不但会影响工作效率还会由于忙乱而输错内容。在这里介绍一下EXCEL工具栏中“数据”选项的“有效性”工具的应用。 操作步骤 选择数据区域，单击工具中“数据”选项。 选择“有效性”，打开“有效性”对话框 单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“序列”项。 在“来源”框中选择条件单元格，或在此框中手动输入条件。 ※每个条件之间需用英文的逗号（“,”区分开。） 二、直接分列法 用此种方法可以把一列单元格中的内容分成两列。 操作步骤 在需分列的列的右侧插入空白列，用于保存分列结果。本例中是在合同信息右侧插入两列，再分别输入列别标题。这里输入的是客户名称、销售员。 选中需分列的列（本例中是合同信息这一列），执行“数据” →“分列”命令。 打开“文本分列向导-3步骤之一”对话框，选中其中的“分隔符号”选项。 按“下一步”按钮，进入“文本分列向导-3步骤之2”在分隔符号选项卡中选对应分隔符号。如无则选“其他”并在后面方框中输入间隔符号。单击完成即可。 三、数据合并 用此种方法可以将两列的内容合并到一列中。 操作步骤 方法一:在需合并的单元格中输入“=第一个要合并的单元格＆分隔符号＆第二个要合并的单元格” 方法二：在需合并的单元格中输入公式“=CONCATENATE(第一个要合并的单元格，“分隔符号”，第二个要合并的单元格” 四、EXCEL中行列转换 在做表格时有时需要将工作表中的行列内容进行转换，则可以使用此种方法。 操作步骤 选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作，选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确认返回即可。 五、批量修改数据 在工作中有时需要将一列单元格内容进行相同的操作时，运用批量修改数据方法，在数据较为庞大时，可以节约很多时间。 操作步骤 在另外一列中输入需要增加的条件。 选中增加条件的那一列，击右侧选择“复制” 再选中之前那一列的数字区域，击右键选择“选择性粘贴”，再在运算选项卡中选择对应运算的方法，单击确定即可。 六、函数中如何提取字符中的字符 =RIGHT(源数据格，提取的字符数) 例： =RIGHT(A2,5)此公式的含义是:提取A2单元格从右边取，长度为5个字符。 =LEFT(源数据格，提取的字符数) 例：=LEFT(A2,5)此公式的含义是:提取A2单元格从左边取，长度为5个字符。 =MID(源数据格，字符序数，字符数） 例：=MID(A5,4,2)此公式的含义是：提取在A5单元格中第4个字符后的两个字符） 七、常用函数 1.Countif(range,criteria) 2.Count(Value1,value2，….） 3.IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 4.Today 5.Date 6.CHOOSE,WEEKDAY 1.Countif(range,criteria) 函数的含义是：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目 Range 数据区域 Criteria 条件区域 例：=COUNTIF(D5:D9,男) 2.Count(Value1,value2，…） 函数的含义是;计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数 Value1 数字区域 例：=COUNT(C17:C21) 3.IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test 逻辑判断表达式 value_if_true 表示当判断条件为逻辑“TRUE”时显示的内容。 value_if_false 表示当判断条件为逻辑“FLASE”时显示的内容。 例：=IF(B27=8,合格,不合格) 4.Today 返回日期格式的当前日期 例：=TODAY(),使用这个函数，可以使单元格日期自动更新。 5.Date 返回在EXCEL日期时间代码中代表日期的数字。 例：=DATE(YEAR(A38),MONTH(A38)+1,DAY(A38)) 6.CHOOSE,WEEKDAY CHOOSE 根据给定的索引值，从参数串中选出相应值或操作 WEEKDAY 返回代表一周中的第几天的值，是一个1到7之间的整数。 例：=CHOOSE(WEEKDAY(A2,2),”星期一” ,”星期二” ,”星期三” ,”星期四” ,”星期五” ,”星期六” ,”星期日” 此公式的含义是将A2单元格的数值返回到对应的星期数。 ※注：（A2,2)中后面的2为格式选项，其代表数字1（星期一）到 数字7（