档案与档案工作.docVIP

PAGE PAGE 16 一、档案与档案工作 1、档案的定义 目前有两种表述法： A法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” B学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。” 可简易表达为：“档案是原始的历史记录。” 档案的主要作用有六个方面： l 机关工作的查考凭据； 2 生产建设的参考依据； 3 政治斗争的必要手段； 4 科学研究的可靠资料； 5 宣传教育、文化建设的生动素材； 6 维护合法权益的法律证据。 档案以内容为标准，分为哪几种？ 分为文书档案、科技档案和专门档案三种。 3、学校档案 通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。 学校档案工作的基本原则 1、集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全和有效利用。 2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则： 即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。 3、建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。 一般来说，档案业务工作有“六个环节”：指档案收集、整理、保管、统计、鉴定、利用六方面工作。 首先讲一下档案的收集 收集就是要按照“归档与不归档范围”，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。这里要强调的一点是我们收集的档案要“以我为主”，就是说重点收集自己产生的东西，其它各单位的来文只需要把重要的，有直接关系的或其它你们认为有参考价值的收集起来就可以了。要做好收集工作，应做好以下几点： 1、提高本单位档案人员的档案意识。要求学校的全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。 2、完善和落实文件材料归档制度，把文件材料的收集、整理和归档列入有关人员的岗位目标责任制考核中。 3、建立档案工作网络：由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。 对应归档的文件材料有以下质量要求：归档的文件材料应齐全完整，真实反映学校情况；载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、复写纸、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。 二、档案的整理与编目 一、档案整理概述 （一）档案整理的概念和基本要求 档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。 档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 档案整理的基本方法有两种： 1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。 2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。 学校档案一般可分为以下几类：文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，对于学校来说就是第二学年的上半学年；会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内