新形势下电子档案管理存在的问题及对策.pdf

图书 -9传 媒 新形势下电子档案管理存在的问题及对策 新形势下电子档案管理存在的问题及对策 夏利宏 (唐山市变通局 河北唐山 063000) 【摘 要】 电子档案管理面临着原件的真实性、内容的保密性、保管的长久性、软件的统一性等问题。为了适应电子档案管理的需要，应 尽快培养精通计算机技术的档案专业人才；建立健全维护电子文件真实和安全的法规；制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范。全 面做好 电子档案管理工作 。 ． 【关键词】 电子档案；档案管理；对策 信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨 2、电子档案 内容的保 密性 大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，产生了大量 用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电 的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管 子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络 理 ，是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为 终端。这对于在一段8寸间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全 势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速 保密问题，带来了极大的威胁。 公路的建成，为缩JJ、档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务， 3、电子档案保管的长久性 实现信息共享，带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新 随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的 情况新问题。 情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所 一 需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利 、 档案管理工作的转变 1、档案栽体的转变 用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现。黑客 问题，遇到病毒问题 在档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐 或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补 步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所不可比拟的优势大量出 的损失。 4、档案管理软件的统一性 现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快 计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的 捷又方便。例如高速公路工程设计过程中就需产生上万份的图纸，因 此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比 需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响 到互相之间的利用以及全国的联网。 保存纸质图方便、省时、省力并且更有意义。 2、档案 的分类 变化 三、应采取的对策 1、尽快培养精通计算机技术的档案专业人才 旧有的关于文书档案、科技档案、基建档案、财务档案、人事档案等 培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是各级档 传统分类方案将被打破 ，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流 案管理部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训I的同时， 程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照 通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人 规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各单位档案信息的分类