文件与资管制程序.docVIP

文件与资料管制程序 1.目的 确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。 2.适用范围 适用于本公司品质、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。技术资料按“图面文件与技术资料管制程序”管理。 3.定义 3.1一阶文件：管理手册 3.2二阶文件：程序书、例如：统计技术应用程序等 3.3三阶文件：作业指导书、检验标准、操作标准、在制程上需使用之文件与资料 3.4四阶文件：表单/表格 3.5外部文件：客户或公司外所输入的图面与资料或书籍文件（如产品审核等） 4.职责 4.1文件制作、修订、废止、申请：相关部门 4.2文件之拟定、审查、批准 4.2.1一阶文件：管理部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准 4.2.2二阶文件：各相关单位拟定，部门主管审查，管理者代表核准 4.2.3三阶文件：各相关单位拟定，相关单位主管审查，部门主管核准 4.2.4四阶文件：随文件中一并审核 4.3文件发行、回收、销毁、列管等：管理部 4.4外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到需要的相关部门，原稿由管理部存档列管，如须转换为公司内部文件，其制、修、废各流程由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准之规定进行作业。 5.作业程序 流程 权责 重点说明 相关记录/ 支持文件 文件格式制定 文件格式制定 管理部 1)由管理部制定公司一、二、三阶文件的制订格式，见附件一； 附件一 修改 修改 文件制定外来文件 文件制定 外来文件 相关部门 2)按权责规定，由相关部门制定、审核、批准各项文件；参见附件二。 3)修改、废止的权责同上。 4)外部文件按权责分类由各部门主管审查适用性，批准后由业务技术部/管理部存档原稿。如其它部门需要时，由其填写“文件修废补申请单”，经附件二权责主管审查核准后，由业务技术部/管理部复印原稿并加盖外部文件管制章，申请部门签收后发行至申请单位。当此外部文件有修订时，其作业流程同。 5)当外部文件之原稿不能复印，而生产现场又需用此外部文件时，（例如：供应商提供的外观限度看板等），由业务技术部对其进行编码列管（其编码作业依附件三之6“外部文件编号”进行），并且在外部文件上盖受控章和外部文件管制章，同时列入“外部文件管制总览表”中进行管制，其原稿由现场使用部门保管。 6)外部文件由管理部依“外部文件管制总览表”进行管制。 附件二 审查？ N 审查？ Y 部门主管 “文件修废补申请单” 《法律法规获取程序》 批准？ N 批准？ Y 管理者代表/总经理 附件三 “外部文件管总览表” 编码 编码 制订单位 7)批准后的一、二阶文件由管理部文管人员根据“文件编码规定”予以编号； 8）三阶文件属技术文件类由制订部门发行管理，其余由管理部文管人员依7）执行。 对外部文件，由需要部门申请； “文件编码规定” A A A A 日常管理 日常管理 管理部/ 相关部门 9)文件的日常管理见附件四 附件四 适用？继续使用 适用？ 继续使用 Y N 各部门 10)在文件的使用过程中发现不适用的由原制订单位填写“文件修废补申请单”提出. “文件修废补申请单” 修改/废止申请 修改/废止申请 各部门 11)各单位有意见或建议反映到制定单位，由制订单位申请修改 “文件修废补申请单” 审/批？ 审/批？ N 权责人员 12)文件的修改和废止的审核和批准，按原制订流程进行审核和核准 Y Y 修改/废止/补充 修改/废止/补充 相关部门 13)对文件的修改、补充及废止执行相关的动作。文件修改内容应用粗体/斜体标识，以便查阅。 记录保存 记录保存 相关部门 14)相关记录之保存应依《记录管制程序》执行。 《记录管制程序》 6.相关文件 6.1记录管制程序 FS-GP-002 6.2控制计划管理程序 FS-QP-036 6.3图面与技术资料管制程序 FS-DP-025 6.4法律法规获取程序 FS-GP-006 7.使用表单 7.1文件调阅登记表 GR-001-01-A0 7.2文件管制总览表 GR-001-02-A0 7.3外部文件管制总览表 GR-001-03-A0 7.4□内部□外部文件分发签收记