档案管理学（第四版）第八章档案检索.ppt

五、著录格式 著录格式有两种类型,一种为表格式,一种为段落式。 六、著录用文字及著录信息源 在著录项目中涉及的数字,除题名中的数字照原样著录外,其他如文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。 著录信息源是被著录档案本身。文件级的著录信源主要依据文头、正文、文尾;案卷级的著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 七、著录方法 (一)题名与责任说明项 1.题名 (1)正题名。(2)并列题名。(3)副题名。 2.文件编号 3.责任说明 4.附件 (二)稿本与文种项 稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本等,其前加“.—”号。 文种是指文件种类的名称。文本项依实际情况著录为命令、决议、指示、请示、批复、报告、函、通知、会议纪要等,其前加“:”号。 七、著录方法 (三)密级与保管期限项 密级是指文件的机密程度。密级项一般按文件形成时所定的密级著录,对已升、降、解密的,应著最新的密级,其前加“.—”号。 保管期限项,一般按案卷组成或文件归档时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限,其前加“:”号。 (四)时间项 (五)载体形态项 1.载体类型 2.数量及单位 3.规格 (六)附注与提要项 七、著录方法 (七)排检与编号项 1.分类号 2.档案馆代码 3.档号 4.电子文档号 5.缩微号 6.主题词或关键词 第五节　档案标引 一、档案标引方式 二、档案标引的质量指标 三、档案主题标引 四、档案分类标引 五、档案自动标引的质量控制 一、档案标引方式 二、档案标引的质量指 (一)标引的网罗度 (二)标引的专指度 (三)标引的一致度 三、档案主题标引 (一)档案主题标引的程序 1.阅读文件,了解主题 2.主题分析 3.主题概念的提炼 4.主题概念的转换 5.标引记录 6.校对审查 (二)档案主题词的选词标引规则 1.标引必须持客观态度 2.档案主题标引的核心,是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题 3.选定的主题词必须是正式主题词 4.必须使用词表中最专指的主题词标引 (三)主题词的组配和组配规则 1.概念限定组配 2.概念相交组配 四、档案分类标引 (一)分类标引的程序 1.确定使用何种分类表 2.深入进行主题分析 3.确定归属类别 4.给予分类号 5.审查核对 四、档案分类标引 (二)档案分类标引基本规则 (1)档案分类标引必须依据《中国档案分类法》及其分类原则,辨清类目的确切含义,不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地理解类目的含义。 (2)档案分类标引的内容,必须是档案文件中论述比较具体的,有一定参考利用价值,可以成为检索对象的。具备了上述条件不予以标引,是标引不足;反之,就是标引过度。 (3)档案分类标引必须符合专指性的要求,将档案文件分入最大用途和最切合档案内容的类目,给予准确的分类号。 (4)档案分类标引应能为利用者提供必要数量的检索途径。凡一份文件涉及两个或两个以上主题者,除按第一主题标分类号外,第二或第三主题也可给予相应的分类号,但最多不超过三个分类号。 (5)档案分类标引应保持一致性。若遇难以归类或分类表上无恰当类目可归时,可归入上位类或关系密切的相关类目。凡遇类似情况,均按前例处理。 四、档案分类标引 (三)档案分类标引的方法 (1)一份文件或一个案卷只论述一件事物或一个问题时,一般依照其内容性质,赋予分类表中恰当的分类号。 (2)从不同的方面来论述同一主题的文件,则按分类表中有关分散和集中的要求,归入相应的类目。 (3)一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题。对这类档案文件的标引,必须分析其各主题的相互之间的关系,然后确定给予一个或几个分类号。 五、档案自动标引的质量控制 第六节 档案检索工具与目录中心 一、档案检索工具的含义与作用 二、档案检索工具的种类 三、常用档案检索工具的功能与编制的方法 四、档案目录中心 一、档案检索工具的含义与作用 档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段,是开发档案信息资源的工具。 档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面: (一)桥梁作用 (二)交流作用 (三)管理作用 二、档案检索工具的种类 (一)按检索范围分 1.全宗范围 2.档案馆(室)范围 3.若干馆范围 4.专题范围 (二)按载体形式分 1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具 (三)按编制方式分 1.目录 2.索引 3.指南 二、档案检索工具的种类 (四)按排检方法分 检索工具按排检方式分为分类和主题两大类。 (五)按信息处理手段分 分为手工检索工具和机器检索工