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北京分公司展台、物料制作及报广发布管理办法 编制：市场部 审核：杨宏民 会签： 批准： 日期：二○一一年十月十一日 北京分公司展台、物料制作及报广发布管理办法 为规范展台制作及明确审批结算流程，加快结算进度，节省各项成本，提高分公司对展台、物料制作、媒体费用的管理与控制水平，特制定本办法。 一、审批流程 详细流程流程图: 制作申请 制作申请： 产品部 下单并录EXCELL系统： 市场部 制作： 广告公司 验收： 产品部 结算： 市场部 审核： 财务部 审批付款： 总部财务 抽检： 总经办 财务部 1.1制作审批（“展台/物料/报广审批单”模板见附件1） 连锁经理/渠道业务经理根据需求第一时间填写展台/物料/报广审批单。 展台审批单签字流程：推广部长或渠道业务经理申请——产品总审核——财务总监审核——分公司总经理审批——市场部备案并通知量场地。 物料/报广审批单签字流程：推广部长申请——产品总审核——市场部审核——财务总监审核——分公司总经理审批——市场部下单通知设计。 市场部见总经理签字后的审批单后立即通知广告商进场量场地、广告公司设计物料或报广媒体并报价。制作商必须得到我司市场部专人通知后方可量场地或者设计制作，否则不给予结算费用。 特殊情况：如遇紧急情况（连锁突然通知等）可先电话请示，各相关部门领导同意后由市场部通知广告商先行量场地或设计，实际制作前必须补齐审批表，否则不予制作或者由产品部相关人员自行承担费用。 1.2 图纸确认及派工 广告公司量完场地，需在第二天并将报价及效果图发至市场部。市场部转发至产品部推广部长及对应业务经理确认场地效果图，图纸无误后市场部核实价格，并通知广告公司，广告公司在得到我司制作指令后，方可安排制作。 1.3 EXCEL系统，展台立项审批流程 图纸及报价确认后，市场部以审核金额录入EXCEL系统——产品总——财务总——总经理进行系统内审批。市场部专项人员及时将当周的展台费用立项当周录入EXCEL系统，并负责跟踪展台费用的审批进度，。 1.4 展台/物料的验收 展台/物料的验收：业务经理/渠道业务经理确认——业务部长确认——市场部抽检确认——分公司产品总经理签字确认。 验收环节非常重要：不符合要求的物料可拒绝签收；展台制作完毕后业务经理必须在第一时间到现场验收，如展台出现质量问题或VI错误，展台场地尺寸与报价不符、与效果图不符，业务经理有权拒绝签字，分公司不予以结算。并及时通知市场部要求制作商进行整改，整改费用由制作商承担。业务经理为展台验收第一责任人，产品总经理为总责任人，务必要严格把关。 1.5 费用的结算 每月5日前，由市场部统计系统内立项审批的（含未完成批复流程的展台），向广告公司出具对账单（广告公司在次日进行确认回传反馈），并通知广告公司将已批复展台的结算资料（发票、报价单、验收表、现场照片、合同）在当月10日前送至市场部；13日前市场部负责将上月已批复展台报告进行整理审核并提交至财务部费用岗进行复核，由其在EXCEL系统中操作入账记录，于每月15号前将展台费结算资料寄到总部。 市场部相应人员做好展台制作的台帐登记工作（台帐模板见附件2），避免出现重复立项，并及时跟踪督促展台制作的结算。 展台结算资料寄予总部的次月，财务部费用岗确认总部入账后，通知市场部副总监在EXCEL系统操作付款申请，并跟踪至款项结清。 1.6 连锁统装展台相关要求 对于连锁统装展台，推广部长是第一责任人，必须在接到连锁通知后第一时间到现场进行验收，并通知市场部安排制作商去制作我司需要制作部分，连锁统装部分费用由各产品部录入，广告商制作部分按照正常展台制作流程进行。 推广部长必须确保在接到连锁收费通知后按照大客户部下发的连锁统装展台费用标准进行费用审核，并在2日内完成连锁统装展台系统报告的审批流程。注：连锁统装展台费用的结算，必须附有发票、展台费审批表、垫付证明、结算单等资料，资料由推广部长负责提供并整理。 二、相关考核 2.1 对未提前报批申请单而私自通知广告公司进场或物料制作者一律不予结算。 2.2 业务经理和市场部对不符合要求的或未按要求制作的展台给予签字验收，分公司将对展台验收第一责任人及总责任人进行通报批评，情节严重者给予100-3000元的考核甚至开除。 2.3 展台制作商必须确保所提供展台结算资料真实准确，每月由分公司营运管理部和财务部抽调人员对展台制作情况进行随机抽查，如在验收检核过程发现有明显虚报尺寸等现象存在，将按一定比例扣发当月展台费用。误差大于3%≤误差＜10%，本月该公司所有展台费用按照审批价的80%结算；10%≤误差＜15%，本月该公司所有展台费用按照审批价的50%结算；15%≤误差本月该公司所有展台费用将不予结算。 2.4 市场部必