物业品质监控系统跟文档信息管理.docVIP

物业品质监控系统之文档信息管理 一级指标 二级指标 三级指标 检查标准 检查方法 文档信息管理 管理制度 制度清单 制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度； 抽查 明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任； 抽查 部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训； 抽查 流程管理 收集 于每月/季/年初收集现场质量记录 外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅； 抽查 建立 做好清晰的标识； 无污损或破损； 内容完整； 传真件应复印后保存复印件 抽查 更改 按文件原审批程序重新报批 抽查 归档 按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行； 按不同业务类别进行排序、编目； 文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等； 外来文件由经办部门存档； 在《文件资料存储清单》登记 抽查 储存 归档资料应尽量在统一地点保存； 做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作； 抽查 报废 填写《记录报废申请表》 经经理批准； 重要须粉碎处理； 抽查 查阅 在《借阅登记表》上登记； 经经理批准； 及时收回； 政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存； 抽查 保密 保密文件控制； 电子文档加密码； 重要、机密的电子文