职能部门职责.docVIP

各职能部门职责 办公室 行政管理 1.通讯管理 （1）定期更新维护公司及成员企业通讯录，确保通讯畅通； （2）根据组织机构和人员调整情况，核定、调整移动话费报销标准； （3）按时代缴公司主要领导移动话费，建立台帐，定期分析； （4）定期收集成员企业话费报销标准和实际发生额度，进行分析指导； （5）根据组织机构和人员调整情况，及时进行固定电话调配。 2.后勤服务 （1）为公司领导出差提供相关服务； （2）公司及职能部门领导等的名片印制； （3）协助国际中心办理公司领导出国护照、签证、港澳通行证； （4）提供公司报刊订阅服务。 3.行政办公费用控制 （1）费用预算制订与分解（年度、季度、月度）； （2）选定、更新地区定点酒店、宾馆，并进行优惠条件的谈判； （3）各类费用结算、报销、超标控制。 4.值班管理 (1) 安排公司节假值班，收集、汇总成员企业节假日值班表，督导值班出勤情况； （2）拟定成员企业值班管理标准与流程，并进行实时跟踪与监督。 5. 办公用品和资产管理 (1) 建立、完善各类办公资产台帐，拟定部分办公资产的配备标准; (2) 负责公司笔记本电脑和台式电脑的采购、借用、调配; (3) 负责公司打印机、投影仪、照相机等资产的管理; (4) 负责成员企业办公资产管理督导、采买申请的调研与批复; (5) 负责公司办公、劳保、福利用品和礼品的调研、采购、库管、发放、定期盘点; (6) 负责公司及成员企业一线和二线工作服定做、发放及管理。 6.办公环境管理 (1) 组织开展办公场所环境卫生的维护工作，并定期进行5S检查; (2) 根据组织机构变更及人员调配情况，规划、调配办公场所以及配套办公家具和设备。 办公管理 1.公文管理 (1) 起草领导重要发言和报告材料以及公司层面需发布的公文； (2) 负责建立公文收、发文台帐，制定和监督实施公文流转程序； (3) 负责对公司各类公文进行审核把关，确保发布公文符合规范; (3) 负责公司公文发布以及相关信息的跟踪反馈; (4) 负责来文登记、交转、催办，并对办理情况予以定期公示； (5) 负责公文流转的保密管理工作，设置机要秘书专门负责机密文件的流转工作。 2.会议管理 (1) 起草、修订和完善会议管理制度及议事规则; (2) 下发公司层面的会议通知，并组织召开相关会议; (3) 整理会议纪要并予以发布； (5) 会议场所的管理。 3.协调督办 (1) 负责跨部门、跨组织层级行政事务的协调工作; (2) 督办会议议定事项和领导交办事项; (3) 负责分工承办、跟踪督办基层单位反映问题与意见。 4.秘书工作 (1) 维持领导办公环境; (2) 报送、流转需要领导签批的各类公文和票据; (3) 正确传达领导下达的各类指令与信息; (4) 合理安排领导日程和行程。 5.档案管理 (1) 大事记的定期收集、归档; (2) 文书档案的定期收集、归档; (3) 负责档案借阅管理; (4) 项目城市基础信息资料收集。 6.信息管理 (1) 负责办公平台信息维护; (2) 信息收集，竞争情报系统信息维护; (3) 负责领导动态信息维护; (4) 办公平台、电子邮箱用户管理。 7.印信管理 (1) 负责介绍信的开具、存档以及相关情况核实; (2) 公司用章申请审批; (3) 新公司、新部门刻章或印章变更申请的审批; (4) 监督检查成员企业和职能部门的印章管理情况。 公共关系管理 1.来宾接待 (1) 联系、沟通确定接待事项，拟订接待方案； (2) 接待前对接待方案中各环节具体事项进行核实、确认；接待时现场协调安排接待事项；接待后，及时进行来宾信息收集、录入和归档，对重要接待及时宣传报道; (3) 对接待中出现的问题及时进行分析，定期进行接待回访，总结接待经验，不断改进接待工作。 2.媒体关系 (1) 保持公司与各类媒体的良好公共关系。 3.公共关系资源维护 (1) 公共关系资源信息日常维护；利用节假日等恰当时机，改善公共关系，维护公共关系资源。 （四）党工团管理 1.活动组织 (1) 根据党工团要求，在公司层面组织举办各类党工团活动和文体活动。 2.先进评选 (1) 根据党工团要求，组织举行十佳百优、优秀员工家属评选活动。 （五）品牌、 文化管理 1.结合文化中心统一规划，规划公司企业文化建设年度开展计划； 2.建设公司文化传播载体和文化阵地，向基层单位和外部单位传播企业文化； 3.指导、支持新增合资企业文化融合和成员企业开展企业文化建设工作； 4.考核评估成员企业开展企业文化建设工作开展效果； 5.依托集团一报一刊，对公司的重要动态、政策及时宣传报道。 二、市场营销部 （一）营销管理 1.组织开展市场研究工作，确定研究方法，包括行业研究、产品研究、客户需求研究、客户价值研究等，形成市场研究报告，