北京化工学院举办国际会议的管理规定.docVIP

北京化工大学举办国际会议的管理规定 （试行） 第一章 总 则 第一条 举办国际学术会议是开展国际学术交流与合作的重要形式，对促进我校的科学研究和人才培养工作，提升我校在国内外的学术地位，提高办学的国际化水平，推进我校高水平研究型大学建设具有积极作用。为鼓励各院系积极争取主办或承办国际学术会议，提高举办国际学术会议的效益，并进一步规范和加强我校国际会议的申报、执行及管理工作，根据教育部关于在华举办国际会议管理相关文件规定，特制定本规定。 第二条 适用本规定的国际会议是指：由北京化工大学主办或承办、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等以及双边会议和国际合作项目的工作会议。 第三条? 根据规模和重要性等指标，本规定所指的国际会议可分为重大国际会议和一般国际会议。重大国际会议包括：重要国际组织参与或支持的会议，涉及重大敏感问题的国际会议，邀请外国政府现职部长以上官员、前政要和国内外有重要影响人士参加的高级别国际会议，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。一般性国际会议包括：外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，以及双边会议和国际合作项目中的工作会议。 第二章 会议申报 第四条 举办国际会议的校内审批工作由学校国际交流与合作处归口管理。 第五条 为统筹、协调各类国际会议的计划方案，学校实行国际会议预报年度计划制度。对下一年度的重大国际会议需预先报请教育部及国务院审批，应在每年9月底前预报送至学校国际交流与合作处；对下一年度的一般性国际会议需教育部审批，按上半年会议和下半年会议，分别于每年9月底和会议当年2月底前预报至国际交流与合作处。不涉及联合国下属机构、政府间和非政府间重要国际组织以及敏感政治问题或人士且外方与会人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可以不预报计划，但须按规定在会议举办前4个月报送政府主管部门批准。《北京化工大学举办国际学术会议预报表》见附件1。 第六条 国际会议列入年度计划后，须将会议申请材料在会议一号通告对外发布前4个月报学校国际交流与合作处。举办单位应填写《北京化工大学举办国际学术会议校内审批表》，完成校内会签和审批程序后由国际交流与合作处报教育部。学校和单位不得自行审批国际会议。《北京化工大学举办国际学术会议校内审批表》见附件2。 第七条 举办单位提交的申请材料应包括以下内容： （一）会议中、英文全称及简称，举办日期、会期、地点，主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称，与会人员范围、会议规模、外宾人数； （二）会议的主题、议题和主要内容； （三）会议经费来源及列支经费预算； （四）举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件； （五）拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务； （六）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式； （七）作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料（名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题）； （八）其他需要特别说明的情况。 第三章 会议筹备及召开 第八条 经批准同意对外申办或举办的国际会议，有关单位和个人在申办或举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。 第九条 主办单位收到会议批复后，应及时发出会议通知，并及早召集会议筹备人员，认真、仔细地做好会前各项准备工作，确保达到预期效果。主办单位负责落实会场及会议所需设施。落实经费来源、会场及会议所需设施等，确保会议顺利召开。 第十条 会议名称、主办（承办、合办、协办）单位、会议规模、与会人员范围等应严格按照申报计划执行，不得随意更改。 第十一条 主办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表。 第十二条 主办单位应遵守外事纪律，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际交流与合作处联络，不得随意对外表态。 第十三条 原则上不邀请国外政要、前政要及外国驻华使领馆人员参加在华举办的学术性国际会议；如确有必要邀请的，须报学校国际交流与合作处并经教育部报外交部备案或报国务院审批。若会议级别较高，拟邀请国内、外重要人士参会，主办单位应提前三个月将人员名单及背景材料报国际交流与合作处，由国际交流与合作处协调安排接待及校领导会见等事宜。 第十四条 原则上不邀请教育部等政府部门领导出席学术性国际会议及相关礼仪活动。 第十五条 若邀请学校领导参