第七章--购货与付现循环.pptVIP

第七章 购货与付现循环 采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物质的经济活动。 狭义：采购指买进产品、材料、配件或服务等。 广义：采购包括产品的订购、买进、储存、保管收发等业务事件。 伴随采购业务的发生，买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生负债，即应收、应付款也随之形成。 第一节 购货与付现循环概述 购货与付现循环是指购买、接受产品或服务并为其支付货款的过程，也被称为获取/支付循环。 包括：获取原材料、部件及包含在完工产品或服务中的其他资源，还包括获取及支付各种其他产品及服务。 注意：固定资产与设备的取得与购货付现循环类似，但其涉及主要资源的利用与保管和更多的资本预算分析与计划，所以它们通常都被归到一个独立的业务过程中。 一、购货与付现循环的目标 购货与付现循环的总目标是为组织的转换过程提供必要的资源。该目标可分解为以下具体目标： （1）确认所订购的产品或劳务为企业所需要； （2）确定所购得的产品或劳务性能、品质良好，且与订购数量相符； （3）保证已购入存货的安全、完整并不变质； （4）只接受订购的存货。 （5）确认发票所记载的数量金额与实物相符； （6）能够按照公司需要的时间、地点和状态运送或存放货物，做到适时可用； （7）快速而又正确地记录购货支出； （8）正确而又适当的将采购记录过到应付账款分类账上； （9）确认所有现金支出均已获得授权 （10）快速而又正确地记录现金支出情况 （11）编制所有需要的文件及报表 二、购货与付现循环的特点 （1）与其他子系统联系广泛. （2）数据存储量大. （3）数据变化频繁. （4）管理要求高. 三、购货与付现循环的内容. 购货循环包括两个阶段：采购与验收各种资源和现金支付货款。 不同类型与性质的组织其采购业务内容不尽相同，但大都包括以下全部或部分事件操作： （1）查询供应商. （2）采购请求，需求处理. （3）编制订购单. （4）与供应商达成购买产品或劳务的协议，包括采购订单和有关产品或服务细节的问题的合同 （5）接收产品或劳务. （6）收货确认. （7）挑出汇总应付款的销售发票. （8）签发支票. 四、购货与付款循环的主要单据 （1）请购单 由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写 （2）订购单 由采购部门填写 （3）验收单 由验收部门在每次运到产品的收据的基础上编制 （4）提单 由承运人给出的书面票据 （5）购货发票 由供应商开具的 （供应商将发票交给购买者，作为对已交付产品或已提供服务的一种支付请求） （6）付款凭单 由采购方企业的应付凭单部门编制的 （7）支票 由财务部门用来支付采购的存货 （8）库存状态报告 由仓储人员使用（以识别需求发出采购请求存货项目） 五、购货付现的处理流程 购货交易的处理步骤可能因不同行业或企业而有所不同。 较常见的购货交易处理步骤 （1）购货请求. （2）采购 （3）验收. （4）会计处理. (5)付款 第二节 计算机系统的购货与付现循环 由于计算机系统在构成与功能方面有所不同，又可分为整批处理购货系统及其与实时系统相结合的购货系统两种。 一、整批处理购货系统 购货系统整批处理主要的步骤： （1）信息处理（第一步） 采购流程起始于信息处理部，即由该部门直接执行存货控制职能. （2）采购部 收到请购单之后，采购部职员填制五联式采购单，分送供应商、应付账款、验收部和信息处理部，最后一联则予以存档。 有些企业使用其他一些处理步骤，提高计算机程序自动检查与更正采购交易处理差错的功能，实现由计算机程序同时执行采购交易的授权与订购，缩短采购交易流程，提高效率。 在实务中，有3种不同的替代处理方式： 第一种，由计算机系统编制与列印采购单，送往采购部复核，然后由采购员寄送给供应商，并且把采购单副联分送给企业内部其他使用部门。 第二种，采购单的编印与分发均由计算机系统执行，无须经由采购职员事先复核，故可缩短采购过程所需的时间。为了便于交易控制，计算机系统将产生商品采购作业清单，供采购职员复核及存档。 第三种，通过电子资料交换系统进行交易。在这一交易方式下，不产生任何书面采购单。 在上述3种替代方式中，采购交易的授权与执行均由计算机系统直接完成，故可省略请购单的编制与使用。但是各项