供应商往来帐及结算管理办法.docxVIP

供应商往来对账管理方案 第一条 总则 一，目的 为规范供应商往来账的对账工作行为，及时向供应商收回应收账款和清理应付账款，确保应收账、应付账明细表的准确性，企业财务管理中心经研究后，特制定本方案。 二，适用范围 本制度适用于公司各部门、各分支机构、各营业门店、全资子公司、合作公司(以下称“各部门和分支机构”)，用来指导各下属单位财务部与供应商每月的对账工作。 第二条 管理权限和职能 一，财务部下属的财务管理部和结算管理部是应付账款管理实施细则的管理部门，财务经理是公司应付账款管理的直接负责人，财务总监是财务经理的上级主管。 二，财务部可根据本细则对涉及公司应付账款界定，供应商管理、应付款管理、奖惩等实施管理。 三，财务部经行政总裁批准后，可根据本细则规定，制定应收账款管理实施细则的操作流程。 第三条 定义 　应付帐款是指企业因购买材料、物资和接受劳务供应等而付给供货单位的帐款。　 第四条 供应商往来对账管理 一，供应商档案的管理 ERP系统中由采购部建立的供应商档案资料，其内容应包括但不限于供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销品种、帐期、付款方式、信用期、扣点等信息。如果供应商资料中有关帐期、付款方式、信用期、扣点等发生变更，各下属单位财务部应及时取得变更依据。 二，合同条款执行的监控（涉及到各种应收费用的确认、收取等） 财务部各种应收费用的入账必须有书面依据（合同、协议等）。 第五条 往来对账过程管理 一，应付科目账的核对确认及支付 每月财务结账后，相关部门应及时通知供应商按照规定的日期，前来核对应收应付账，财务部核对后，出具《往来对账表》，对于未达账项要及时查找原因，并通知相关人员调整。 1，应付帐款对帐日期为每月的12日～13日，双休日顺延，未及时对帐的供应商顺延到下一个月同期再行核对。 2，对帐期间：上一个自然月周期货款。 3，供应商对帐时应带好我公司授权人员签收回单和入库单黄色联，并汇总好总金额。 4.供应商相关人员按核对后的《往来对账表》确认金额及内容开具发票（一般为增值税专用发票）。 5.增值税发票一般直接交付财务人员，其他人员若代收增值税发票，需及时交付财务人员，以便财务人员及时做账务处理。 6，未达增值税发票：应及时查找未入账增值税发票的原因及去向，及时处理，若是增值税发票与《往来对账表》不符，需及时退换票。 7.财务部确认发票无误后，在到期付款日，提出付款申请，采购部门审核是否有采购业务需调整事项，请相关领导审批后才能支付。 二，应付帐款明细账的核对与确认 每月查询应付账款明细账的账面余额，若出现借方余额，应及时查找原因，应付账款明细账贷方余额较大时，应查明是否因为供应商业务员没有及时把发票传递至相应的部门造成应付账款及时支付。 三、供应商其他费用确认。 1.供应商需支付给公司的相关费用，参照合同条款，在符合条件时，由供应商相关人员及采购部门确认具体项目金额，财务部门审核金额。 2.采购部门根据已核对的项目及金额，填写《供应商返利费用确认表》。 3.由采购部门提交收款申请，经财务部审核，交相关领导审批。 4.财务部根据审批后的收款申请，出具发票交供应商人员。 采购付款资金审批流程 部门 步骤 行政总裁 行政总裁审批并安排付款事宜 填写申请并进行部门内审核 财务部 采购部负责人 采购员经办人 ①填列申请部门、供应商名称及相关资料，标明货款支付方式 ②准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，填写“合同编号”等内容 ③由采购经理对供应商信用额度等内容进行审核 ④由采购部负责人进行审核，确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性 ⑤由往来会计进行审核，发票到位情况，保证付款金额与发票金额的对应 ⑥由返利结算员对各种应收返利、补差等的及时准确性进行审核，保证对应合同条款的执行 ⑦由财务部总监进行审核，实现对资金计划和结算的整体把握 ⑧由总裁办根据权限额度进行审批，统筹企业的资金计划、使用情况，保证资金周转和效益 ⑨如超过额度，则由行政总裁复核。（是否需要分级授权） ⑩出纳办理付款 关键步骤说明 ①填写《付款申请单》 ②填写《返利结算登记表》 财务部逐级审核 ③审核 ④审核 ⑤审核 ⑥审核 ⑦审核 ⑧审核 ⑩安排付款等事宜 ⑨审批 附件；返利结算登记表