第二章第一节事务管理课件.pptVIP

④安排人员时先了解每个员工的意愿，再根据单位工作，统一协调每个员工的上班时间，保证有足够的人力完成工作任务。 ⑤安排弹性时间工作，要注意避免节假日前夕或周末下午出现无人的现象。 ⑥选择准确记录每个员工工作时间的方法，如手工签到、机器计时、刷卡、记录日志等。 ⑦选择管理、监督和跟踪员工工作表现和进展的方法，保证工作质量。 3．导致办公模式变化的原因 (1)办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的效益。 (2)城市中日益严重的交通拥挤问题和上班高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。 (3)高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。 (4)企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。 (5)企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。 (6)一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。 (7)在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。 4．不同办公模式的特点 (1)在家工作模式 优点: 1.节省办公室空间和资金 2.能把往返于办公室的时间用在工作上 3.有更大的灵活性管理自己的时间，安排工作与生活 4.减少交通拥挤，减少交通污染 5.减少交通费用 缺点: 1.需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作； 2.有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境，工作难以集中注意力； 3.增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度； 4.同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞； 5.减少了与专业人员及与社会的联系。 (2)弹性时间工作模式 优点 1.缺勤减少，能有更灵活的时间做其他事情，如处理私事 2.可迅速完成紧急工作，不产生积压 3.有更大的灵活性管理自己的时间，安排工作与生活 4.能自由控制上下班时间，避免交通高峰出行 5.激发工作动力，更好地安排工作时间，提高效率 缺点 1.某些时间段难以监督员工的工作，因为上司该段时间不在现场 2.有些特定岗位不能实施， 3.必须仔细协商安排实施者的工作时间，以保证工作时间衔接妥当 4.难以满足所有员工期望的时间 5.员工可能对监督和检查他们工作时间感到反感 (3)远程工作模式 优点： 1.减少总部办公空间、取暖、照明、租借等费用； 2.在低工资区聘用工作人员，人工费能够减少； 3.减少交通时间和费用，减少交通污染； 4.工作人员在控制工作时间上有更大的灵活性； 5.给企业更多灵活性，可在工作高峰期聘用更多的当地人员而不需要提供工作空间。 缺点 1.难以监督人员的工作 2.必须加强管理和联系，以确保工作人员明确指令，达到要求 3.加大了对员工监督和控制的难度 4.由于远离组织，缺少同事间联系，会感到寂寞 (4)虚拟办公模式 优点: 1.减少工作空间和办公用品的耗费 2.能实现即时的国内、国际间的交流 3.工作信息能存储、归档和通过计算机网络发送 缺点: 1.要投入资金购置计算机等现代设备 2.工作中难以控制任务和信息的质量 3.难于管制网络，难以控制信息的安全保密 (5)兼职工作模式 优点： 1.能节省人工费用，因为只提供专业服务费用，节省全职人员和固定人员昂贵费用； 2.能有目的、灵活地聘用组织缺乏的专项工作或服务； 3.节省设备费用，通常兼职人员自己备有专用设备； 4.兼职人员自己能控制工作时间和多份工作，有动力，有效益； 5.兼职人员能充分发挥自己的专长，做愿意做的事，有成就感。 缺点： 1.因为他们不属于本组织职工，控制和监督较困难。 2.兼职结束，若不再继续合同，企业难于保证该项工作的连续性。 3.兼职人员因休假或生病不承担兼职，就无酬金。 4.难以控制工作量，可能会出现有时有多份工作，有时又工作很少。 5.难以控制报酬，兼职后可能会出现拖延支付报酬的情况。 (6)定期合同制工作模式 优点: 1.能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员，例如计算机顾问。 2.能在需要时将特定项目承包给一个人或一个组来完成。 3.只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。 4.有的项目在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。 5.这些人工作有动力，效率高。 第二章 事务管理 第一节 办公环境管理 一、保持工作环境整洁 （一）相关知识 1.办公环境的构成要素 硬环境：空气、光线、色彩、声音、空间、绿化。 软环境：人际环境、气氛环境、工作作风。 软环境的要求：（1）改善人际环境（2）提高个人素质。 2．上司工作环境的要求 上司工作环境是指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。要保持地面、台面、电脑、办公设备