文书实务与应用教师-Loxa教育网.PPT

附件之運用不夠靈活： 　附件可使公文的內容趨於簡單，如為表格，更可省卻敘述之繁複，應靈活運用。然運用附件，常見未列標題及名稱如「附件一○○○○表」字樣，或雖有名稱而與公文所提附件名稱不一致者，均為錯誤。 八、辦法部分 段名不甚適當： 　如上行文對上級機關有具體之建議、請求時，宜改為「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」等，不宜用「辦法」為段名。 辦法部分 所提辦法太多、太複雜，以致公文太長。最好將之列為附件，如此可更為周延。 辦法部分 有辦理期限而未顧及時間是否恰當： 　應顧及發文、收文及雙方文書處理所需之時間，以及郵遞時間，蒐集資料時間及是否有連續假日等。雖然事情緊急，可先傳真，在補寄公文，然此緊急處理之情形，終非常態，應避免為宜。 所列辦法含糊籠統： 　如欲參觀某機關，僅寫參觀日期，未寫明起迄時間，或前往參觀人數，或擬參觀項目，則受文者將不知如何準備接待，如需再以電話聯絡，則非完善的公文。 九、正、副本填寫常見錯誤 未寫全銜： 　如發文者與受文者之錯誤 正副本收受者之位階與發文者不對等： 　如由學校發文，正副本受文者卻是另校的一級單位（如教務處），甚至是二級單位（如教學組）； 正、副本填寫 所發正本單位非權責單位： 　如校際比賽通常由學務處辦理，如此類公文發給教務處則不適當。 發正本或副本給自己： 　有習作者不甚瞭解，常將發文者亦列於正本或副本收受者名單中，此為顯然之錯