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浅谈干部人事档案管理及材料快速归档 　　浅谈干部档案管理及档材的快速归档　　干部档案管理工作，随着社会的进步和工作节奏的加快，使得此项工作的任务更加繁重，每年均产生大量的干部档材，如：干部履历表、任免审批表、职称审批表、年度考核．．．．．．每个县按——组织、劳动、人事、教育、四大块管理，每处不下三—四千人的管理量，每年需要归档的档案材料，全部摞起怕有一人高，以往档案整理装订，都是等到二至三年以后，集中抽调人力突击整理。但是目前干部调动频繁，考核任免阅挡增多，档案材料如不及时归档，容易产生档材积压，不利于管理。有没有一种方便快捷的管理方法，使我们抽取档案不用一个个查阅号码，十份二十份都能随手拈来？　　有！打个比方：我们到医院看望病人，不知道他住哪一床，就会按科到值班护士处去问，几楼几号几床径直走就是了，这说明号码有引路作用。我们不妨把医院管理床位的办法，运用到管理档案中来，只需要把按床位安排病人，调整为按姓名编号订床位，（即按每个人的姓名来编号码）。大家知道，汉字是由一横、一竖、一点、一捺、一撇、竖折钩、横折钩、等基本笔画构成的方块字，每个人的姓名，由二个字或三——四个字组成，我们只需要按照每个人的姓名，取每个字的起笔、末笔，编成一组号码，再按照他们的号码的大小、排列存放，这样，找档案就不成为难事了。编号规定具体请看下表：（以起笔为例)　　号码字 例口 缺　　0叶 国 吴 史 旷 罗 吕 田 方框0　　1 王 万 石 李 杨 范 蔡横一　　2卢 帅 冉 肖 竖二　　3周 毛 程 曾 刘 余 祭 佘 贺 韩 邹撇（点）三　　4广 廖 高 庹 席 郭 庞捺四　　5马 张 陈 陶 陆 阮 折五　　 为了方便管理，对于二个字的姓名，自然取四个号码，三个字的姓名，分别取第一个字的起笔、第二个字的起笔、第三个字的起笔和末笔，组成四个号码。还有笔划不可分的字，如方框、（口、国、）我们把它规定为0。例如叶飞，叶字起笔是口、取0、末笔一竖取2,飞字一横起笔取1、末笔为捺取3，这样就有了一组编号0213，0213就是叶飞的档号。再如叶敏，叶字是02，敏字的第一笔撇取3，末笔捺取4，档案号0234。三个字的名字如 ：王东明、王字笫一笔一横起笔取1，第二个字东、起笔也是一横取1、第三个字明、日字有框取0、末笔取5，档号1102。再如：卢小军，卢字竖起笔取2，小字竖（竖钩）起笔取2，军字点起笔取3，末笔一横取1，得档号2231。依次类推．．．．．．。在排列上他们分别是：叶飞——叶敏——王东明——卢小军，即：0213、0234、1102、2231（在这里，档号只按照大小排列，不要求相连。） 档案材料的归档也相对简单了，首先按上表的字例把大类分出来，0字头、1字头、2字头．．．．．．再把同名的材料夹到一起，以减少编号的工作量,然后把号码编完、最后根据号码的大小顺号，一一对号装入档案就是了。为了要达到快速找到档案的目的，需要给每个柜子贴上xx号——xx号的标签，以便于存取档案。　　档案号多了以后，会有相同号码的多份档案存在，把他们排在一起，在醒目位置标上他们不同的、年龄、单位、参加工作时间等，以便于识别。同音字如：小（晓）、艳（燕）、平（苹、萍）、编码不一样，但是有时他们会是同一个人，我们只要按照笔划比较少的字来编号，就不会错了。　　如果你有兴趣，不妨给自己编个号试试，用他来记你的QQ号，存折密码，你就不会担心密码丢失了。　　 贵州思南人事劳动和社会保障局　　XX年7月4 日