档案管理工作中存在的问题与建议.docxVIP

------WORD格式-----可编辑------- --- 电子档案管理工作中存在的问题与建议 近年来 , 随着信息技术的迅猛发展 , 成熟的信息及电子 技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下 , 一种新型的 档案形式 -- 电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管 理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息 存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案 的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和 内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传 输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影 响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体 , 这类载体成分比较 复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境 温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变 质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安 全性， 网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享， 同 时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子 档案的管理带来巨大的安全隐患。 除此之外， 电子文件很容 易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。 （二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直 接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 （三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。 在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天 处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文 件的趋势， 但在现阶段， 文件的归档依然应以纸质文件为主。 由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公 自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归 档后文件的准确性也无法保证。 （四）对电子档案管理人员提出了新挑战。 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对 新的需要显得难以适应、 无所适从， 尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 二、电子档案管理过程中的建议 （一）加强电子档案的保管。 电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁 场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到 计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜 存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电 脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等 有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度 并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等 条件。 （二）做好电子档案数据备份恢复工作。 备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的  , 一个非常重要的技术手段。 备份对象主要为文书、 照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备 份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。 （三）要加强网络的安全管理。 通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段 , 保证电子档案管理网络的正常运 行。同部门、不同人员的查阅权限 , 并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录 , 防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。 （四）对文件进行安全监控。 在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不 会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件 发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取 电子文件时候留下的所有异动记录。 （五）处理好档案管理的投入问题。 电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办 公就要求有现代化的设备，档