xx市电力公司接待流程1.docVIP

PAGE PAGE 53 XX市电力公司接待工作流程 接待的基本流程图 接待信息接收接待呈报请示制定接待方案接待方案审批制作服务指南接待准备组织实施接待接待资料归档接待总结 接待信息接收 接待呈报请示 制定接待方案 接待方案审批 制作服务指南 接待准备 组织实施接待 接待资料归档 接待总结 公 司领 导填报《接待呈报表》，报总经理工作部，公司领导审批 公 司 领 导 填报《接待呈报表》，报总经理工作部，公司领导审批 姓名、性别、单位、职务级别、人数、抵达离开时间、航班、目的、日程安排、联系方式 费用结算；填写《接待记录》；接待总结落实方案。预定酒店、会议室；工作分工；参观现场准备通知相关人员；安排车辆；《服务指南》、资料进房；联系机场；返程预定；新闻采访摄影摄像；欢迎词、日程、来宾名单、客方号、陪同人员名单、联系方式、注意事项气象预报来宾名单 主陪名单 姓名、性别、单位、职务级别、人数、抵达离开时间、航班、目的、日程安排、联系方式 费用结算； 填写《接待记录》；接待总结 落实方案。预定酒店、会议室；工作分工；参观现场准备通知相关人员；安排车辆；《服务指南》、资料进房；联系机场；返程预定；新闻采访摄影摄像； 欢迎词、日程、来宾名单、客方号、陪同人员名单、联系方式、注意事项气象预报 来宾名单 主陪名单 日程住宿 车辆就餐 宴请迎送 会议室 文件资料 欢迎标语 摄影摄像 迎送仪式 纪念品 接待办主 任 总经部主 任 第一步、掌握接待信息 接待信息的接收包括口头、电话、传真、文件、电子邮件等方式，不论哪种方式都要做好原始记录，尽量要求对方提供书面资料。 接待信息主要包括： 1.接待来宾姓名、性别、民族、单位、职务级别、人数。 2.抵离方式、航班、车次、抵达时间。 3.来XX目的、行程安排和要求等。 4.握对方联系人联系电话，随时保证通讯联系。 5.接待重要来宾或规格较高的团组时，必要时要了解来宾的工作、生活习惯、身体状况。特别是来宾的饮食禁忌情况。 6.将掌握的信息及时向部门领导汇报。 第二步 接待呈报请示 了解到完整的接待信息后，填写《接待任务呈报》，经总经理工作部审核后，报公司领导审批。 正部级领导来XX，报市委、市府办公厅，在市委、市府接待办的直接指导配合下，由公司总经理工作部负责接待。 副部级领导来XX，由公司总经理工作部负责组织接待，并向市委、市府办公厅报告，请市委、市府接待办予以配合。 接待任务呈报表 年 月 日 来 宾 人 员 名 单 人数 姓 名 性别 民族 单 位 职 务 级 别 来XX目的 抵XX时间及航班 联系人 联系电话 接待办意见 总经理工作部意见 领导批示 第三步 拟定接待方案 根据客人目的、行程安排和领导批示要求等，由接待秘书会同涉及相关业务部门拟订接待方案，做到事项明确、责任明确，然后报有关领导审批。接待一般客人，可按惯例和领导意见，直接提出具体接待意见。接待重要客人或规格较高的团组，要根据客人的意图和要求，以及公司领导的批示意见，拟定接待方案。 接待方案一般由以下部分组成： 1、欢迎词； 2、日程安排； 3、来宾名单； 4、陪同人员名单； 5住宿安排； 6、用餐（宴请）安排； 7、车辆安排； 8、欢迎标语； 9、会议室、接待室准备； 10、文件资料； 11、参加会议人员； 12、迎送安排； 13、新闻宣传（摄影、摄像）； 14、欢迎、欢送仪式； 15、安全保卫工作； 16、医疗卫生； 17、气象预报； 18、视察项目、地点简介； 19、纪念品准备； 20、现场演出； 21、其它（签字仪式、开工仪式现场、奠基仪式）等21个部分。 一、欢迎词 部级领导、网省公司厅级及以上领导来XX，或重要来宾、规格较高的团组来XX，接待方案要有欢迎词。 二、日程安排 根据来宾来XX的目的、行程，编制日程安排。要明确时间、地点、工作内容、路线、陪同及参加人员、用餐、车辆安排。 三、来宾名单 按对方提供的人员名单及顺序列明来宾的姓名、性别、民族、单位、部门、职务。注明客房号、联系电话。 四、陪同人员 列明整个接待过程的主要陪同人员，注明性别、单位、部门、职务、联系电话。部级以上来宾由公司主要领导陪同；厅级、副厅级来宾由相关领导陪同，处级及以下来宾由公司相关部门人员陪同。 五、住宿安排 在制定接待方案之前，要预先联系预留接待任务需要的酒店客房，以保证方案确定后可以得到落实。 （一）副部级及以上来宾，安排在XX宾馆、公司签约的五星级酒店套房或XX大酒店豪华套房，房间摆放鲜花、水果（备水果刀）、干果、茶叶、香烟、矿泉水、专用洗漱用品、专用拖鞋、报刊杂